Вопрос: Как я могу увидеть подзадачи в проектах, в которых задачи верхнего уровня отмечены флагом? Мне бы не хотелось отмечать флагом каждый отдельный шаг в проекте, чтобы он отображался в виде.

Проблема: Включение обычного фильтра по флагу может показаться решением проблемы, но:

• в виде отобразятся все задачи, которым задан этот флаг  (а не только те, которые находятся внутри проектов, отмеченных флагом). Это загромождает вид.

• Более того, подзадачи проектов, которые мы хотим видеть в виде, не будут показаны, если мы не отметим каждую подзадачу флагом, что неэффективно.

Решение: Фильтры иерархии!

 

Планировщик задач MyLifeOrganized предлагает гибкие настройки фильтров, которые позволяют отображать задачи на основе статуса родительской или дочерней задачи.

Вот несколько способов настройки:

Вариант 1. Использование фильтра подзадач

1. Откройте вид "Все задачи".
2. На панели фильтров отметьте нужный флаг.
3. В разделе "Общие" нажмите "Настр."

 

 

4. Выберите "Включить подзадачи"

В результате будут показаны все подзадачи из проектов, в которых задача верхнего уровня отмечена флагом. Однако в данном случае также будут показаны и другие отдельные задачи, отмеченные нашим флагом.

Чтобы лишние задачи не попадали и не загромождали вид, настройте фильтр как показано в варианте 2.

Вариант 2. Использование фильтра родительских задач

1. Сбросьте все текущие изменения в виде - нажмите на "Восстановить вид" внизу:

2. На панели фильтров, в разделе "Общие" нажмите "Настр.".
3. Нажмите на "Фильтр родительских задач".
4. Добавьте фильтр по флагу.

5. Нажмите Ok.

 

Результат: Данная настройка отображает подзадачи всех уровней в проектах, которые отмечены флагом. Таким образом видны только нужные ветви задач и ничего лишнего.

Наш мозг – удивительно разумный инструмент, способный рационально определять приоритеты задач. Однако даже самые организованные из нас иногда запутываются в деталях. Встроенная в MyLifeOrganized система упорядочивания списка To-Do может стать вашим отличным помощником, вычисляя приоритеты за вас. Давайте рассмотрим, как она работает со свойством Важность.

Важность в MyLifeOrganized

Понятие важности знакома большинству людей из матрицы Эйзенхауэра, где все задачи делятся на важные и срочные. В применении к простым линейным спискам можно применять такой подход и он будет показывать правильные результаты.

Но как быть, когда есть много проектов с подзадачами, целей, периодических и разовых задач? Когда это всё структурировано в дереве задач с неограниченными уровнями вложенности?
 

На этот случай эффективным способом определения приоритетных задач будет подход, применяемый в нашем планировщике задач для Windows.

Суть такого подхода заключается в том, что важность каждой задачи определяется непосредственно для той “родительской” задачи, проекта, папки, в которой эта задача находится. В случае использования большого количества уровней вложенности, важность для конечной задачи как снежный ком либо накапливается, либо уменьшается по цепочке. Смотрите на примере ниже.

Допустим, есть проект “Поездка в горы”. Для поездки нам нужно купить билеты, сделать страховку, собрать вещи. На этом уровне самой важной задачей будет купить билеты.

Задача “Собрать вещи” будет с минимальной важностью. Не потому, что нам не обязательно собирать вещи. А потому, что даже если что и забудем взять - поездка всё равно состоится.

При этом задача “Собрать вещи” может иметь подзадачу с максимальной важностью “Взять с собой очки” (если у вас плохое зрение и без очков не сможете).

Если переключимся на вкладку To-Do, увидим задачи в таком порядке:

•  “Купить билеты” на вершине списка, потому что у задачи высокий приоритет + у ее родителя повышенный приоритет.
• Затем идут задачи из ветки “Билеты и документы”, у которых нормальный приоритет, но повышенный у родительской задачи.
• Затем важная задача “Взять очки” из не очень важной ветки задач “Собрать вещи”
• и т.д.

Как видите, настройки важности влияют на то, какой приоритет будет назначен задаче и в какой очереди она будет отображаться в списке активных действий. Таким образом вы видите какую задачу нужно выполнять в первую очередь.

 

Совет. Чтобы установить круглое значение важности / срочности в планировщике для Windows, активируйте слайдер и нажмите 1, 2, 3, 4, или 5 на клавиатуре, что соответствует значениям 0, 50, 100, 150 и 200. Либо щелкните правой кнопкой мыши по ползунку и выберите значение из выпадающего списка.

Настройки других факторов, влияющих на приоритет

Общий приоритет задачи зависит от множества факторов, таких как цель недели, срок, дата начала задачи, важность, срочность. И среди этих параметров, важность занимает ведущие позиции.

В меню Сервис-> Настройки вы можете найти настройки, которые позволяют вам устанавливать влияние факторов даты начала, срока или недельной цели индивидуально. Чем выше вы устанавливаете вес факторов дат, тем больше даты будут влиять на упорядочение списка. 

Попробуйте. Только систематически выполняя приоритетные задачи, можно достичь высокой продуктивности.

При планировании и обработке задач важно быть уверенным, что задачам присвоены все нужные свойства и ничего не упущено. Эффективный инструмент, который помогает сохранить контроль и обеспечивает системный подход к управлению задачами – контрольные списки.

Контрольные списки помогают убедиться в том, что:

• всем делегированным задачам задан срок
• всем активным задачам задан контекст
• все большие задачи имеют следующие действия 
• и т.д.

 

Для этого создаем виды, в которых проверяем задачи по различным условиям. Например, в этом виде видим для каких задач с флагом “Делегировано” мы забыли поставить срок: 

 

 

Как только срок поставлен, список стал пустым. Если список пуст, значит мы ничего не упустили. 

 

Как настроить вид

Для вида из нашего примера в настройках нужно включить:

1. Фильтр по флагу “Делегировано”
2. Дополнительный фильтр: DueDate does not exist

 

Также для наглядности включаем счетчик для вида. Ставим считать все задачи с подзадачами без папок.

Совет: Рекомендуем создать вкладку “Контроли”, как показано выше. В этой вкладке удобно переключаться между видами, относящимися к контролю. Для этой вкладки включите Показывать счетчик. Таким образом, будет сразу видно, если в контрольном виде появляются задачи, требующие внимания.

Следуя этому совету, вы можете упорядочить процесс планирования и не допустите, чтобы какая-либо задача осталась незамеченной. Попробуйте!

Вопрос: У меня есть задача, которая повторяется каждые 4 дня. Можно ли каждый раз получать для нее напоминания за день и в тот же день?

Решение: Напоминание следует шаблону повторения, который настроен для задачи. Это работает одинаково на десктопе и в мобильной версии. Проще всего настроить все в MLO на компьютере и синхронизировать изменения с мобильным приложением.

 

 

Добавление одного напоминания

Например, вы настроили повтор каждые 4 дня, начиная с завтрашнего дня. Чтобы напоминание срабатывало за день до задачи, вам нужно установить напоминание на сегодня:

Совет: Включите колонку "Время след.напоминания", чтобы увидеть когда будет следующее напоминание.

Когда напоминание сработает, нажмите "Прекратить", чтобы отменить его. Завтра, когда вы выполните задачу, вы увидите, что следующее напоминание перенесено на следующий раз - и снова за день до даты самой задачи.  

Добавление второго напоминания

Установить несколько разных напоминаний для задачи нельзя, но есть обходной путь. Вы можете добавить подзадачу к повторяющейся задаче и установить для нее напоминание с нужным временем.

Кроме того, для родительской повторяющейся задачи включите опцию "Автоповтор при завершении всех подзадач":

В списке To-Do вы увидите подзадачу. Как только вы завершите ее или ее родительскую задачу, произойдет переключение на следующий повтор с сохранением напоминаний: первое напоминание за день до срока и второе в в тот же день.

Совет: Узнайте больше о наcтройке напоминаний в таск-менеджере MyLifeOrganized. 

В продолжение темы гибких повторов в планировщике задач MyLifeOrganized хотим привести другой пример - повтор при завершении хотя бы одной из подзадач.

 

Допустим, есть периодическая задача "Тренировка". Как подзадачи пишем названия тренировок на группы мышц:  грудь+плечи; спина+бицепс; грудь+трицепс; ноги.

 

Устанавливаем родительской задаче "Сбросить все задачи на незавершенные, если они все завершены" и "автоповтор при завершении любой подзадачи":

Совет. Больше о настройке повторов смотрите на нашем сайте . 

 

При завершении любой подзадачи (вы сами выбираете какую выполнять) в следующий раз вам покажет только оставшиеся три. Потом две. И так пока вы не пройдете все виды тренировок. После завершения последней подзадачи, в следующем повторе будут снова доступны все варианты тренировок.

Совет. В нашем примере видны сразу несколько подзадач тренировок и вы можете выбрать какую выполнять. Если включить «подзадачи по порядку» для родительской задачи, тогда будет видно только одна следующая тренировка 🏋️‍♀️

 

Аналогичный подход можно применить к написанию статей блога, к семейному отдыху на выходные, к наведению порядка, любым другим сферам.

Часто бывает, что нужно выполнять одни и те же задачи и в одинаковой последовательности. Смотрите как можно показывать эти задачи в списке To-Do в MyLifeOrganized. Например, каждый будний день:

1. Для родительской задачи устанавливаем повтор каждый будний день
2. Включаем опцию "Автоповтор при выполнении всех подзадач". Подробнее здесь.

3. Включаем опцию "Подзадачи по порядку"
4. Добавляем подзадачи

Подзадачам даты и повторы НЕ ставим, поскольку они должны наследовать дату родителя

В итоге, каждый день в To-Do появляется готовый список задач по порядку. При выполнении всех этих задач они автоматически переносятся на следующий будний день.

Совет. Чтобы MLO показывал эти задачи только в рабочее время, назначьте контекст @Офис, который открыт с 9:00 до 18:00 по будням. Подробнее.

 

Система, которой вы доверяете свои дела, должна быть стабильной и надежной. В таск-менеджере MyLifeOrganized для Windows мы рекомендуем настроить автоматическое резервное копирование и автоархивирования, чтобы совсем не беспокоиться о таких вопросах.

Зачем нужен Бэкап

Иногда случаются ситуации, в результате которых могут потеряться или повредиться данные. Чаще всего это происходит из-за сбоя системы устройства или просто по неосторожности. Но что бы ни происходило, с помощью функции резервного копирования (бэкап) в MLO вы можете без особых усилий восстановить свои данные.

Автоматическое резервное копирование в декстоп-версии

В десктоп-версии резервное копирование включено по умолчанию. При каждом действии "сохранить" MLO создает одну предыдущую копию файла, который вы можете открыть в любое время в случае возникновения каких-либо проблем с основным файлом. Подробнее о том, как восстановить данные из бэкапа смотрите здесь.

Таким образом, стандартное резервное копирование — это сохранение состояния файла на один шаг назад. Однако оно не позволяет вернуть то, что было пару дней назад. И именно для этого нужно включить расширенное резервное копирование.

Расширенное резервное копирование в декстоп-версии

Для еще большей уверенности в сохранности данных, мы рекомендуем включить расширенное резервное копирование. Она позволяет хранить несколько последних копий, а также автоматически создавать бэкап файл один раз в день / неделю / месяц.

Вы можете найти эту опцию в Сервис → Настройки → Резервное копирование.

Совет. Расширенное резервное копирование стоит включить даже если у вас настроена синхронизация с Облаком. Приведем простой пример: пользователь случайно удалил важные задачи и закрыл MLO. Это запустило синхронизацию, и в результате задачи были удалены отовсюду, со всех синхронизированных устройств. Восстановить теперь их можно только из предыдущей копии файла данных, то есть из бэкапа.

 

Бэкап в мобильной версии

В мобильном приложении, в отличие от десктопа, нет автоматического бэкапа. Поэтому если вы пользуетесь только приложением для мобильного телефона или планшета, советуем периодически создавать резервную копию своего профайла.

Чтобы создать бэкап (версия Pro) перейдите в Настройки-> Резервная копия профайла -> Создать -> и затем сохраните этот файл локально или в другом месте, где считаете нужным.

Что такое Архив

Вы выполняете задачи день за днем, а профайл растет, замедляя работу приложения, загромождая текущий вид и создавая дискомфорт. Как решить эту проблему? Трудно вручную найти все старые задачи, которые были выполнены. Кроме того, вы можете не захотеть их полностью удалять, а оставить их на всякий случай или для справки. Какое же оптимальное решение в этих случаях? Архив!

Архивирование в MLO переносит старые завершенные задачи в другой профайл, освобождая текущий и оставляя их для других целей в другом профайле.

Где и как правильно архивировать

Если вы пользуетесь MLO на нескольких устройствах, синхронизированных между собой, то архивируйте только на одном устройстве. Лучше всего на десктопе, поскольку там можно настроить автоматическое архивирование:

1. В меню Сервис выберите Настройки и перейдите к Автоархив.
2. Отметьте Автоархивация каждый(е) N дней/день.
3. Настройте остальные параметры автоархивации.
4. Нажмите OK

 

 

Либо, можете архивировать вручную когда вам нужно: меню Файл -> Архивировать

В мобильном приложении (версия Pro) опция "Архивирование/Удаление задач" находится в настройках. Как она работает показано в этом видео.

 

Стрелка для навигации

На тулбаре есть стрелка, которая помогает ориентироваться в длинном списке задач.

Если выбранная задача не видна на экране, стрелка показывает где сейчас она находится в списке. Если нажмете на стрелку в этом состоянии, она найдет для вас выбранную задачу и перенесет в то место:

 

Нажмете еще раз — ветка выбранной задачи будет свернута. Если еще раз — вас перебросит на родительскую задачу. А это часто бывает нужно.

Пробел перед названием

Создать новую подзадачу можно с помощью пробела перед началом ввода названия. Вернуть на уровень выше можно тоже пробелом либо backspace:

Еще опции

Повторное нажатие на название задачи разворачивает/сворачивает ветвь.
Долгое нажатие на названии задачи открывает локальное меню для доступа к свойствам. Там же находятся и операциям копирования/вставки:

В этой статье мы не расскажем о том, как правильно использовать функцию Обзор в таск-менеджере MyLifeOrganized, поскольку единственно правильного варианта не бывает. Но мы постараемся в общем передать смысл этой функции, чтобы вы поняли ее и потом уже решили внедрять ли ее в свою систему таск-менеджмента.

 

Определяем проблему

Пока вы заняты самыми срочными и важными задачами, другие постоянно игнорируются хотя бы потому, что вы так и не приняли решение делать ли их вообще. А если и делать, то что конкретно для этого нужно. Именно для таких задач (идей, планов, приостановленных проектов) и следует использовать вид "Обзор".

Появилась входящая информация и вы не знаете что с ней делать дальше? Просто спросите себя: могу я отложить принятие решения? Если да, скрывайте в To-Do и добавляйте в Обзор. Не нужно ставить даты и напоминания.

Настраиваем и используем

Чтобы задача появилась в Обзоре, нужно установить ей соответствующее свойство:

Особенность подхода в том, что для каждой задачи или группы задач можно настроить свой индивидуальный режим Обзора. Не обязательно следовать классическому Getting Things Done и каждую неделю просматривать весь список от начала и до конца в поиске того, что можно запустить в ход. Можно задать свои наиболее подходящие параметры.  

 

Когда подходит время очередного обзора для задачи, она помещается в вид "Обзор". 

Ваш рабочий день может начинаться, например, с видов "Активные действия" и "Обзор". Если в Обзоре есть задачи, которые стали актуальными, делайте их активными. Если нет  — нажимайте “Провести обзор”,  чтобы переместить очередной обзор на следующую дату (в списке или  в свойствах):

 

Какие задачи когда обозревать

• Долгосрочные цели (цели на год) стоит просматривать только в конце года, когда вы делаете стратегическое планирование.
• Крупные покупки можно рассматривать один раз в конце месяца, чтобы спланировать бюджет на следующий месяц и решить, можно ли что-то купить. Нет необходимости просматривать этот список каждую неделю.
• Идеи для летнего отдыха можно ставить на рассмотрение только на определенный период, начиная с весны. Нет смысла принимать решение по ним зимой.
• Проекты на паузе, которые могут быть запущены в любой момент рекомендуется усилить дополнительным ежедневным обзором, чтобы все было под контролем.

Совет: Если опасаетесь, что будете забывать заглядывать в вид "Обзор", то можете создать, например, еженедельную задачу "Провести пятничный обзор". Или просто следите за обновлением цифры в счетчике задач вида "Обзор".

Главные принципы в использовании Обзора

1. Не путать в одних и тех же списках конкретные действия и еще не принятые решения. Для первых есть вид "Активные действия". Для остальных — "Обзор".

2. Не терять ни одной стоящей мысли и идеи. Фиксировать все, что может быть полезно в будущем и периодически пересматривать, задавая вопрос: "А не вернуться ли к этой идее?"

3. Создать для себя четкий критерий, чем задача в обзоре отличается от простой задачи или от проекта. Когда это еще не начатый проект, а когда сырая идея из папки "Когда-нибудь / Может быть".

4. Знать, как нужно поступить с обзорной задачей, если ее можно начинать реализовывать. Проще всего убрать за ненадобностью.

 

Совет: Задача, которая стала актуальной, из "Обзора" лучше перенести в папку Входящее. И там уже работать с ней, как с новой: добавлять свойства (не забудьте убрать флажок для “скрыть в To-Do”), создавать подзадачи, переносить в другую папку и т.д.

Обзор может помочь сохранять порядок в вашем списке дел и поддерживать работу над важными проектами.

 

P.S. Материалы статьи были позаимствованы у давнего эксперта MLO, коуча по тайм-менеджменту Александра Краевого. За что ему отдельное спасибо!

Допустим, у вас есть 10 задач в To-Do и вы решаете, что одну задачу нужно пока отложить. Как вариант, можно поставить дату начала позже. Но лучше будет просто скрыть эту задачу из списка, на какое-то время.

Как это сделать:

1. Ставим этой задаче флаг, который будет означать отложенную задачу:

Дальше логично будет установить фильтр, чтобы убрать из вида задачи с этим флагом. Но в таком случае задача рискует быть никогда не выполненной, пропав из списка навсегда (пока не уберем флаг). Поэтому применяем хитрость...

2. В расширенном фильтре устанавливаем:

не показывать задачи с данным флагом, если они имели какие-то изменения в течение последних 2 дней, например.

Настройка имеет вид:

Что получается

Сегодня вы кликнули флаг на задаче (таким образом измененили ее) — она спряталась. А через 2 дня эта задача появится снова и не даст о себе забыть!

Совет: Скачать этот вид можно по ссылке.

 

Пользуетесь ли вы функцией  “Цели” при планировании дел в MLO? Если еще нет, тогда эта статья для вас. 

 

Что такое Цель?

Задача, которую вы запланировали делать на этой неделе, не обязательно является целью недели. Цель недели - это то, что в конечном итоге к концу месяца должно вас привести к достижению цели месяца. А цель месяца, соответственно, должна быть такой, чтобы к концу года привести вас к достижению целей года. Именно таким задачам и нужно ставить свойство "цель недели/месяца/года". Для всего остального достаточного выставить нужный срок, важность и срочность.

В идеале, чтобы задачи-цели формировали большую цепочку из задач и проектов, выполнение которых должно привести вас к значимому для вас результату.

Обязательно ли использовать функцию Цели?

Нет, конечно. Как и все остальные функции в MLO. Вы можете и без функции целей упорядочить свою жизнь с помощью MLO и наслаждаться тем, что все дела у вас под контролем.

Но… важно помнить о высшем предназначении функции целей. Цели дают нам возможность изменять нашу жизнь в желаемом направлении. Жить в комфорте, путешествовать, отдыхать, обретать необходимые навыки и получать желаемые впечатления. По выполненным целям можно определить эффективность прожитого года, насколько он был полон событий и воспоминаний. Цели - это про мотивацию и прогресс.

Еще цели помогают отделить рутину (деятельность) от действительного важного и того, что может вывести вашу жизнь на новый уровень. Жизнь так устроена, что обычно самые важные в нашей жизни задачи проще всего отложить, и они теряются за рутиной, годами откладываются. Одна из самых полезных привычек - периодически выделять такие задачи/цели и осознанно тратить на их выполнение ваши силы и энергию.

Как выстроить систему из целей

Приведем пример настройки целей на базе популярной методологии Agile Results.

В основе Agile Results лежит “Правило трех результатов”. Вместо того, чтобы перегружать себя задачами, вы определяете только 3 ключевых результата на определенный период времени: 

• 3 результата дня. Каждый день в начале дня (или накануне вечером) надо сформулировать 3 главных результата дня, которые сегодня хочется добиться. Каждый день начинается с чистого листа.
• 3 результата недели
• 3 результата месяца
• 3 результата года

 

Итак, настройка в MLO:

1. Проставляем долгосрочные цели. Задайте себе вопрос: Какие у меня 3 цели года? Месяца? Недели? Для соответствующих задач включите опцию цели недели/месяца/года в панели свойств:

 

2. Отмечаем цели на день.

Приучите себя каждый день задавать вопрос: “Каких трех результатов я хочу добиться к концу этого дня? Продвинут ли эти результаты меня к достижению более высокоуровневых целей (недели, месяца, года)?”

Специальной опции для цели дня нет, но для этого можно использовать звездочку или флаг, если хотите.

 

Так выглядит наши цели в иерархическом виде: 

 

3. Чтобы видеть только созданную систему целей, без остальных задач, создаем специальный вид: Избранное+Цели. 

 

Скачать вид

В результате получается такой список задач-целей: 

 

Первые три задачи - цели дня, они отмечены звездочкой

Совет: Для некоторых целей (из разных ветвей задач) можно прописать зависимости. В колонке “Значки” видно какие из целей имеют зависимости, а наведение мышки на значок зависимости показывает от какой задачи зависит эта цель:

 

 

Что еще следует знать о целях в MLO

Подзадачи цели недели наследуют ее свойства. Зачем это сделано? Цель недели редко может быть просто действием - она более амбициозна, требует бОльших усилий и особого внимания на текущей неделе. Чаще всего целью недели отмечается задача-проект, которая разбивается на более мелкие подзадачи. Наследование помогает визуально отделить действия, ведущие к этой цели от рутины и повседневной деятельности (которая обычно и мешает достижению целей).  Иными словами, цель недели будет выделена и получает максимальный приоритет для стабильного и спланированного продвижения вперед к желаемому сквозь рутину.

Удачи в достижении ваших целей!

Тег – это один из способов классификации задач в MLO, наряду с контекстами и флагами. Плюс тега в том, что это свободный набор текста – можно на лету писать все, что приходит в голову в данный момент. Тег носит моментальный и временный характер, в отличие от контекстов.

Как в MLO появились теги

К нам часто попадали запросы о том, что нужно классифицировать задачу ещё по одному полю и не мешать это поле с контекстами. Для одних это были люди. Для других – какие-то области деятельности. Для третьих – физическое размещение задачи. Пользователи не хотели перемешивать эту новую классификацию с уже существующей по контекстам. Так появились теги.

Пример использования 

Тег очень удобно использовать для обозначения повестки дня. Это может быть имя человека, с которым сегодня нужно созвониться, название встречи или события, к которому пора готовиться.

Создаете простой вид "Активные по тегам" (или берете готовый здесь) и получаете список дел, связанных с конкретным человеком или событием:

Особенно удобно работать с этим видом в виджете на Android:

  Нажал на тег "Маша"- и увидел список связанных с ней задач

Главное преимущество тегов - их не надо чистить (снова-таки в отличие от контекстов). Если есть хоть одна задача с тегом "Маша", то тег "Маша" есть в списке тегов. Нет ни одной – в списке тегов его тоже нет. Таким образом система задач не засоряется ненужными тегами и всегда остается актуальной: пока контактируете с Машей, видите связанные с ней теги и задачи. 

Совет: В десктоп-версии нажмите F5, чтобы список тегов обновился и неиспользуемые теги удалились из списка. Но можете и не нажимать F5. При следующем запуске MLO все неиспользуемые текстовые теги будут сами удалены из списка.

Еще есть возможность сортировки по тегу. Ну и, подобно контексту, по тегу можно искать задачи в текстовом фильтре.

Другие случаи использования 

Некоторые пользователи MLO используют теги для разделения задач по сферам жизнедеятельности или ответственности, порой вместо папок.

Еще можно использовать теги для приблизительного планирования и организации задач. Ведь не у всех задач заранее известны сроки. Вы можете ввести примерные даты с в поле тега: январь 2021, или к 25 июля 2020. Затем Вы группируете по тегам эти задачи и назначаете фактическую дату выполнения, поглядывая на запланированную.

 

Как добавить текстовый тег

Существуют несколько способов, как назначить задаче текстовый тэг:

1. В панели свойств.
Открываете свойства задачи, находите раздел “текстовый тэг” и вписываете в него необходимые данные.

2. Быстрый переход в панель свойств с помощью горячих клавиш.
Нажимаете сочетание Alt+T и ваш курсор мышки моментально устанавливается в поле ввода текстового тэга.

3. С помощью колонки “текстовый тэг” (самый надежный способ, т.к. вы видите все свои тэги, исключая возможность создать похожие).
Кликаете на колонке напротив задача правой кнопкой мыши и вам открывается весь список используемых тэгов.

4. С помощью анализа ввода (самый быстрый способ)
В тексте задачи либо в быстром вводе задач (если включена функция анализа ввода) вводите код “-тег” или “-тэг” и сразу же без пробела пишите название тега. Нажимайте Alt+Enter - и тэг назначен. Например, “Ответить клиенту -тэгпочта”

Не сомневаемся, что у вас найдутся и другие идеи как использовать теги. Делитесь ими в комментариях.

Эта техника ограничивает вас только десятью задачами в день. Две из них - это объективные задачи, которые должны быть выполнены. Оставшиеся восемь - задачи, которые очень желательно выполнить сегодня, но ничего страшного не произойдет, если они не будут выполнены.

Когда вы ограничиваете себя десятью задачами в день (не считая рутинных задач, которые просто нужно выполнять в определенные дни, но которые не продвигают ваши проекты и цели вперед), вы гораздо более реалистично понимаете, на что способны. Эта техника заставляет вас быть изобретательным в отношении того, что вы будете делать каждый день. Также она является частью вашего ежедневного мини-обзора. 

Простой способ реализовать технику 2+8 в MyLifeOrganized 

Даже не нужно дополнительных усилий с созданием флагов или контекстов. Достаточно использовать стандартные цели недели.

При планировании дня добивайтесь состояния, чтобы в списке задач на день было хотя бы 2 задачи, которые относятся к целям на неделю. Такие задачи помечаются восклицательным знаком, поэтому их сразу видно. Они и должны стать основным фокусом дня — теми двумя задачами, которые должны быть обязательно выполнены.

2 цели недели и 8 простых задач на день

С помощью целей недели в планировщике MyLifeOrganized легко можно выделить главные задачи на день. Создайте себе правило не допускать переносов этих двух важных задач на другие сроки, приложите все усилия, чтобы выполнить их любой ценой. Хоть спать не ложитесь, хоть от ужина откажитесь… Но выполните! И тогда почувствуете себя более продуктивными.

Возможность устанавливать зависимости одной задачи от другой позволяет связывать между собой задачи из разных папок и проектов в планировщике. Но как быть, когда нужно установить зависимость от повторяющейся задачи? С обычной настройкой такая зависимость никогда не сработает. Зависимость будет оставаться на той же задаче, но уже с новой датой. Постоянный цикл.

Приведем пример

Изначально есть две задачи:
1. Повторяющаяся;
2. Другая задача, которая зависит от этой повторяющейся задачи.

Представьте себе человека, который работает и ежемесячно получает зарплату. У него в MyLifeOrganized даже записана периодическая задача "Получить зарплату", чтобы держать этот вопрос на контроле:

Вполне естественно, что у такого человека возникают желания что-то себе купить. И часто это купить можно позволить только с зарплаты. Давайте представим, что нашему персонажу нужно "Купить диван":

Вопрос в том: Как отобразить в планировщике, чтобы задача "Купить диван" показалась в активных только после получения зарплаты? Поставить зависимость? Но мы не можем ставить зависимость на периодическую задачу, потому что такие задачи всегда остаются актуальными, меняется только срок.

Вариант решения

1. В повторяющейся задаче в свойствах устанавливаем "Отключить автоматический сброс" и "Автоповтор при завершении любой подзадачи":

2. Создаем подзадачу с таким же названием "Получить зарплату" или с каким либо дополнением "Получить зарплату (февраль)":

3. Ставим зависимость покупки от подзадачи периодической задачи:

Совет: Вы можете использовать альтернативное перетаскивание для добавления задачи в зависимость. Перетащите правой кнопкой мыши и выберите соответствующую опцию в меню.

Что получается в результате

1. В активных действиях отображается только подзадача периодической задачи:

2. Задача с покупкой скрыта до момента получения зарплаты.

3. Как только зарплата получена, активируется задача "Купить диван", т.к. выполнены все условия, чтобы совершить покупку.
4. Повторяющаяся задача осталась неизменной, сработал повтор и у нее установился новый срок.

Это был бытовой пример. В работе аналогичные ситуации можно применять с зависимостями конкретных заказов покупателей от периодических поставок товара, который может застрять на таможне, в дороге или зависит от исполнительности поставщиков.

Надеемся, что примеры были вам понятны и полезны.