Стрелка для навигации

На тулбаре есть стрелка, которая помогает ориентироваться в длинном списке задач.

Если выбранная задача не видна на экране, стрелка показывает где сейчас она находится в списке. Если нажмете на стрелку в этом состоянии, она найдет для вас выбранную задачу и перенесет в то место:

 

Нажмете еще раз — ветка выбранной задачи будет свернута. Если еще раз — вас перебросит на родительскую задачу. А это часто бывает нужно.

Пробел перед названием

Создать новую подзадачу можно с помощью пробела перед началом ввода названия. Вернуть на уровень выше можно тоже пробелом либо backspace:

Еще опции

Повторное нажатие на название задачи разворачивает/сворачивает ветвь.
Долгое нажатие на названии задачи открывает локальное меню для доступа к свойствам. Там же находятся и операциям копирования/вставки:

В этом посте хотим кратко рассказать о разнице вкладки и вида, чтобы между ними не возникала путаница и вы не теряли нужный список дел, например, при случайном закрытии вкладки.

Определение

| Вид — набор фильтров, применяемых к списку задач. Список видов показывается слева.

 

| Вкладка (рабочая область) — это страница, отображающая:

• выбранный вид,
• выделенные задачи,
• фокус
• другие дополнительные настройки списка задач.

 

Вкладки позволяют быстро переключаться между разными списками задач и его частями. Они отображаются в верхней части окна MLO. 

 

В одной вкладке у вас может быть открыт вид с установленным фокусом на текущий проект, в другой — вид с делами на неделю.

Совет: Подробнее о вкладках можно узнать в Справке.

Сохранение изменений списка задач

Когда вы изменяете условия фильтрации (например, по контексту), вы меняете конфигурацию только для текущей вкладки. Эти изменения "удерживаются" там, но не сохраняются. "Удерживаются" в этом случае означает, что вы можете закрыть MLO и выключить компьютер, не боясь потерять их. Но если вы закроете вкладку, а потом вдруг захотите ее восстановить, вам придется заново добавлять все нужные фильтры к стандартному виду.

Поэтому, если хотите в дальнейшем использовать свой набор фильтров, вам следует сохранить его как новый вид:

 

После любых будущих изменений вида вы сможете вернуть его в исходное состояние (кнопка "Восстановить вид").

 

Совет: Вид, в котором есть изменения, отмечен звездочкой возле названия (как на скриншоте выше). Если звездочки нет, то у вас открыта неизмененная сохраненная версия вида.

В этой статье мы не расскажем о том, как правильно использовать функцию, поскольку единственно правильного варианта не бывает. Но мы постараемся в общем передать смысл этой функции, чтобы вы поняли ее и потом уже решили внедрять ли ее в свою систему таск-менеджмента.

 

Определяем проблему

Пока вы заняты самыми срочными и важными задачами, другие постоянно игнорируются хотя бы потому, что вы так и не приняли решение делать ли их вообще. А если и делать, то что конкретно для этого нужно. Именно для таких задач (идей, планов, приостановленных проектов) и следует использовать вид "Обзор".

Появилась входящая информация и вы не знаете что с ней делать дальше? Просто спросите себя: могу я отложить принятие решения? Если да, скрывайте в To-Do и добавляйте в Обзор. Не нужно ставить даты и напоминания.

Настраиваем и используем

Чтобы задача появилась в Обзоре, нужно установить ей соответствующее свойство:

Особенность подхода в том, что для каждой задачи или группы задач можно настроить свой индивидуальный режим Обзора. Не обязательно следовать классическому Getting Things Done и каждую неделю просматривать весь список от начала и до конца в поиске того, что можно запустить в ход. Можно задать свои наиболее подходящие параметры.  

 

Когда подходит время очередного обзора для задачи, она помещается в вид "Обзор". 

Ваш рабочий день может начинаться, например, с видов "Активные действия" и "Обзор". Если в Обзоре есть задачи, которые стали актуальными, делайте их активными. Если нет  — нажимайте “Провести обзор”,  чтобы переместить очередной обзор на следующую дату (в списке или  в свойствах):

 

Какие задачи когда обозревать

• Долгосрочные цели (цели на год) стоит просматривать только в конце года, когда вы делаете стратегическое планирование.
• Крупные покупки можно рассматривать один раз в конце месяца, чтобы спланировать бюджет на следующий месяц и решить, можно ли что-то купить. Нет необходимости просматривать этот список каждую неделю.
• Идеи для летнего отдыха можно ставить на рассмотрение только на определенный период, начиная с весны. Нет смысла принимать решение по ним зимой.
• Проекты на паузе, которые могут быть запущены в любой момент рекомендуется усилить дополнительным ежедневным обзором, чтобы все было под контролем.

Совет: Если опасаетесь, что будете забывать заглядывать в вид "Обзор", то можете создать, например, еженедельную задачу "Провести пятничный обзор". Или просто следите за обновлением цифры в счетчике задач вида "Обзор".

Главные принципы в использовании Обзора

1. Не путать в одних и тех же списках конкретные действия и еще не принятые решения. Для первых есть вид "Активные действия". Для остальных — "Обзор".

2. Не терять ни одной стоящей мысли и идеи. Фиксировать все, что может быть полезно в будущем и периодически пересматривать, задавая вопрос: "А не вернуться ли к этой идее?"

3. Создать для себя четкий критерий, чем задача в обзоре отличается от простой задачи или от проекта. Когда это еще не начатый проект, а когда сырая идея из папки "Когда-нибудь / Может быть".

4. Знать, как нужно поступить с обзорной задачей, если ее можно начинать реализовывать. Проще всего убрать за ненадобностью.

 

Совет: Задача, которая стала актуальной, из "Обзора" лучше перенести в папку Входящее. И там уже работать с ней, как с новой: добавлять свойства (не забудьте убрать флажок для “скрыть в To-Do”), создавать подзадачи, переносить в другую папку и т.д.

Обзор может помочь сохранять порядок в вашем списке дел и поддерживать работу над важными проектами.

 

P.S. Материалы статьи были позаимствованы у давнего эксперта MLO, коуча по тайм-менеджменту Александра Краевого. За что ему отдельное спасибо!

Наступает время ставить проекты на паузу, освобождать время для отдыха, вдохновения и новых планов. С наступающими праздниками, дорогие пользователи!

В этом году мы работали над многими интересными решениями в MLO, которые покажем в 2021 году. Следите за нашими новостями.

Допустим, у вас есть 10 задач в To-Do и вы решаете, что одну задачу нужно пока отложить. Как вариант, можно поставить дату начала позже. Но лучше будет просто скрыть эту задачу из списка, на какое-то время.

Как это сделать:

1. Ставим этой задаче флаг, который будет означать отложенную задачу:

Дальше логично будет установить фильтр, чтобы убрать из вида задачи с этим флагом. Но в таком случае задача рискует быть никогда не выполненной, пропав из списка навсегда (пока не уберем флаг). Поэтому применяем хитрость...

2. В расширенном фильтре устанавливаем:

не показывать задачи с данным флагом, если они имели какие-то изменения в течение последних 2 дней, например.

Настройка имеет вид:

Что получается

Сегодня вы кликнули флаг на задаче (таким образом измененили ее) — она спряталась. А через 2 дня эта задача появится снова и не даст о себе забыть!

Совет: Скачать этот вид можно по ссылке.

 

Пользуетесь ли вы функцией  “Цели” в MLO? Если еще нет, тогда эта статья для вас. 

 

Что такое Цель?

Задача, которую вы запланировали делать на этой неделе, не обязательно является целью недели. Цель недели - это то, что в конечном итоге к концу месяца должно вас привести к достижению цели месяца. А цель месяца, соответственно, должна быть такой, чтобы к концу года привести вас к достижению целей года. Именно таким задачам и нужно ставить свойство "цель недели/месяца/года". Для всего остального достаточного выставить нужный срок, важность и срочность.

В идеале, чтобы задачи-цели формировали большую цепочку из задач и проектов, выполнение которых должно привести вас к значимому для вас результату.

Обязательно ли использовать функцию Цели?

Нет, конечно. Как и все остальные функции в MLO. Вы можете и без функции целей упорядочить свою жизнь с помощью MLO и наслаждаться тем, что все дела у вас под контролем.

Но… важно помнить о высшем предназначении функции целей. Цели дают нам возможность изменять нашу жизнь в желаемом направлении. Жить в комфорте, путешествовать, отдыхать, обретать необходимые навыки и получать желаемые впечатления. По выполненным целям можно определить эффективность прожитого года, насколько он был полон событий и воспоминаний. Цели - это про мотивацию и прогресс.

Еще цели помогают отделить рутину (деятельность) от действительного важного и того, что может вывести вашу жизнь на новый уровень. Жизнь так устроена, что обычно самые важные в нашей жизни задачи проще всего отложить, и они теряются за рутиной, годами откладываются. Одна из самых полезных привычек - периодически выделять такие задачи/цели и осознанно тратить на их выполнение ваши силы и энергию.

Как выстроить систему из целей

Приведем пример настройки целей на базе популярной методологии Agile Results.

В основе Agile Results лежит “Правило трех результатов”. Вместо того, чтобы перегружать себя задачами, вы определяете только 3 ключевых результата на определенный период времени: 

• 3 результата дня. Каждый день в начале дня (или накануне вечером) надо сформулировать 3 главных результата дня, которые сегодня хочется добиться. Каждый день начинается с чистого листа.
• 3 результата недели
• 3 результата месяца
• 3 результата года

 

Итак, настройка в MLO:

1. Проставляем долгосрочные цели. Задайте себе вопрос: Какие у меня 3 цели года? Месяца? Недели? Для соответствующих задач включите опцию цели недели/месяца/года в панели свойств:

 

2. Отмечаем цели на день.

Приучите себя каждый день задавать вопрос: “Каких трех результатов я хочу добиться к концу этого дня? Продвинут ли эти результаты меня к достижению более высокоуровневых целей (недели, месяца, года)?”

Специальной опции для цели дня нет, но для этого можно использовать звездочку или флаг, если хотите.

 

Так выглядит наши цели в иерархическом виде: 

 

3. Чтобы видеть только созданную систему целей, без остальных задач, создаем специальный вид: Избранное+Цели. 

 

Скачать вид

В результате получается такой список задач-целей: 

 

Первые три задачи - цели дня, они отмечены звездочкой

Совет: Для некоторых целей (из разных ветвей задач) можно прописать зависимости. В колонке “Значки” видно какие из целей имеют зависимости, а наведение мышки на значок зависимости показывает от какой задачи зависит эта цель:

 

 

Что еще следует знать о целях в MLO

Подзадачи цели недели наследуют ее свойства. Зачем это сделано? Цель недели редко может быть просто действием - она более амбициозна, требует бОльших усилий и особого внимания на текущей неделе. Чаще всего целью недели отмечается задача-проект, которая разбивается на более мелкие подзадачи. Наследование помогает визуально отделить действия, ведущие к этой цели от рутины и повседневной деятельности (которая обычно и мешает достижению целей).  Иными словами, цель недели будет выделена и получает максимальный приоритет для стабильного и спланированного продвижения вперед к желаемому сквозь рутину.

Удачи в достижении ваших целей!