Хотим сообщить, что в воскресенье утром, 23 февраля, мы провели плановое обслуживание серверов. Некоторые из вас могли заметить небольшое замедление синхронизации в течение нескольких минут.

В результате была увеличена пропускная способность серверов и улучшена система резервного копирования. Эти изменения помогают нам оптимизировать работу облака и готовить платформу к запуску веб-версии MyLifeOrganized.

Спасибо за понимание.

Команда MLO

Вы уже много лет просите нас о веб-приложении и API для интеграции, и мы наконец-то готовы поделиться новостями — мы работаем над веб-версией MyLifeOrganized!

Мы понимаем, насколько важно для вас иметь возможность работать с MyLifeOrganized в любом месте и с любого устройства, и мы стремимся предоставить вам такой инструмент. Создание веб-версии —  это важный шаг для развития нашего приложения, и теперь, благодаря современным технологиям, у нас есть возможность двигаться в этом направлении более эффективно.

Что сделано

После тщательных исследований и проверки различных подходов и технологий, вот уже несколько месяцев мы активно работаем над этим проектом. Как первый шаг, мы переехали на более современную платформу для облачной синхронизации. Возможно, вы уже заметили, что облачная синхронизация стала работать быстрее и стабильнее. Это стало результатом масштабной подготовки «под капотом», необходимой для запуска будущей веб-версии.

Что мы хотим создать

Наша цель — создать не просто веб-приложение, которое будет зависеть от наличия интернет-соединения, а полноценный современный инструмент, который позволит вам работать с MyLifeOrganized в любое время и в любом месте. Подробнее об этом расскажем со временем.

 

Какие перед нами стоят задачи

Создание веб-версии требует решения нескольких непростых задач:

• Баланс кастомизации и скорости. Мы знаем, что наши приложения славятся гибкостью, удобством и быстродействием. Однако веб-технологии накладывают свои ограничения, и мы ищем оптимальный баланс.
  
• Контрол дерева задач. Это ключевой компонент MyLifeOrganized, который позволяет быстро работать с тысячами задач. Сделать его таким же быстрым и мощным в вебе сложнее.
  
• Конфиденциальность данных. Мы понимаем, что многие пользователи скептически относятся к хранению личной информации в облаке. Это важное направление, и мы уделяем ему особое внимание.
  

Пока мы не готовы назвать точные сроки выхода первой версии, так как процесс разработки требует учитывать множество нюансов. Мы движемся вперед и очень хотели поделиться этой новостью с вами уже сейчас.

Присоединяйтесь к бета-тестированию

Мы планируем сделать закрытое бета-тестирование веб-версии приложения. Если вы хотите принять участие и помочь нам сделать приложение лучше, заполните специальную форму.

Присоединиться к MLO Beta

И, конечно, мы продолжаем развивать наши нативные приложения, чтобы вы могли выбирать тот интерфейс работы с MyLifeOrganized, который вам удобен.

 

Спасибо за вашу неизменную поддержку! Именно она вдохновляет нас двигаться вперед. Мы обязательно будем держать вас в курсе всех новостей.

Команда MyLifeOrganized

Мы рады представить вам новые небольшие улучшения в MLO для Android, основанные на ваших отзывах. Спасибо, что делитесь своим опытом! Смотрите что нового. 

Редактирование контекстов с помощью долгого нажатия

Редактировать детали контекста при его назначении задаче стало проще. Раньше для этого требовалось переходить на экран «Контексты и размещение», что добавляло несколько лишних шагов. Теперь достаточно долгого нажатия на контекст в списке, чтобы открыть экран редактирования. На этом экране вы можете переименовать контекст, изменить данные о местоположении или внести другие изменения.

Примечание: Удаление контекстов по-прежнему доступно только с экрана «Контексты и местоположения»: Главное меню > Контексты и размещение» > Меню (3 точки) > Выбрать > выбрать контексты для удаления.

Тулбар множественного выбора теперь включает "Контексты"

Если контексты играют ключевую роль в вашем рабочем процессе, и вы часто редактируете их для нескольких задач одновременно, добавьте опцию "Контексты" в тулбар множественного выбора.

 

Как видно на видео, в дальнейшем это сокращает путь до: меню (3 точки) > Множественный выбор > Выбрать задачи > Значок "Контексты".

 

Примечание: Вы можете открыть настройки панели множественного выбора с помощью долгого нажатия на пустом месте тулбара (как на видео). Или же настроить её через меню: Настройки > Общие настройки > Настройка тулбара множественного выбора.

Улучшенное редактирование нескольких контекстов

Редактирование контекстов для нескольких задач стало более гибким, и теперь вы можете быстро удалить все контексты для выбранных задач.

На экране множественного редактирования контекстов вы заметите чекбокс, чтобы легко снять все или установить все контексты. Кроме того, вы увидите, что у чекбокса контекста теперь есть три состояния:

• Пустой чекбокс: Ни одна из выбранных задач не имеет контекста.
• Зеленая галочка: Все выбранные задачи имеют этот общий контекст.
• Серая черточка: Выбранные задачи имеют разные контексты.

 

Дополнительное преимущество: при выборе нескольких задач с разными контекстами можно отметить новый контекст, и он будет применен ко всем выбранным задачам в дополнение к их существующим контекстам, не заменяя их.

 

Улучшение виджета: Запоминается последний выбор для родительской задачи

При добавлении задачи с помощью виджета MLO приложение теперь запоминает последнюю родительскую задачу, которую вы использовали. Таким образом, если вы часто добавляете новые задачи в конкретную папку (а не в Inbox), то вам больше не нужно каждый раз повторно выбирать ее.

Совет: При необходимости, можно создать несколько виджетов, чтобы в одном виджете добавлять задачи в одну папку, в другом - в другую. Каждый виджет будет помнить свою папку, которую вы использовали.

Анализ голосового ввода: Добавлены важность, срочность и усилие.

Теперь вы можете включать уровни важности, срочности и усилия при создании задачи с помощью голосового ввода. Например, вы можете сказать:

 

“Написать Анне по поводу нового прайс-листа, важность 5, срочность 4, усилие 1”

 

MLO автоматически разберет введенные данные на свойства задачи:

 

 

Примечание: Функцию голосового ввода с синтаксическим анализом можно запускать в виджете Google Assistant, в виджете/ярлыке MLO, или в панели уведомлений. Подробнее о быстром добавлении задач голосом и текстом смотрите в статье.

 

Включение панели поиска

Вы можете включить опцию всегда отображать панель поиска в главном меню. Для этого перейдите в меню > Настройки > Общие настройки > Настройки главного меню > Всегда показывать панель поиска.

 

И другое

• Добавлен цвет подчеркивания шрифта. Находится эта опция в свойствах задачи> Форматирование.
• Исправление ошибок: Контекстные группы теперь сортируются в алфавитном порядке без учета регистра.
• Исправление ошибок: Устранены проблемы с функцией мультивыбора на планшетах.

 

Мы надеемся, что эти обновления сделают ваш рабочий процесс более приятным. Ваши отзывы помогают нам делать ваше любимое приложение лучше, поэтому продолжайте делиться с нами своими мыслями! Вы можете написать нам на support@mylifeorganized.net или просто оставить отзыв в Google Play Store. В знак нашей признательности мы предлагаем месяц Облака за ваш первый отзыв.

Замечали ли вы звездочку (*) перед названием вида в MLO для Windows? Этот символ указывает на то, что текущий вид был изменен, но изменения ещё не сохранены.

Когда появляется звездочка

Например, открыв встроенный вид «Избранное», вы можете настроить его как вам нужно: скрыть выполненные задачи, изменить сортировку или применить фильтры. Эти действия изменяют исходное состояние вида, и звёздочка сигнализирует о том, что перед вами измененная версия начального вида.

Сохранение в области, но не в виде

Важно отметить, что внесенные изменения сохраняются в текущей рабочей области (вкладке), где вы работаете. В данном случае «сохраняются» означает, что даже если вы закроете MLO или перезагрузите компьютер и потом откроете MLO снова, то изменения останутся. Такая функция полезна для временных экспериментов с различными конфигурациями видов, когда нет необходимости фиксировать изменения навсегда.

Однако если вы закроете вкладку, изменения, внесенные в вид, будут потеряны. Чтобы сохранить настройки, которые вам понадобятся в будущем, необходимо сохранить данный вид. А если вы хотите иметь несколько версий вида, то каждую такую версию нужно сохранить как отдельный вид, со своим уникальным именем.

Примечание. Если вы работаете во вкладке с несохраненными изменениями и создаете новую вкладку, нажав на кнопку [+], новая вкладка унаследует сохраненные несохраненные изменения из той вкладки, из которой вы пришли.

Сохранение вида

Чтобы сохранить свой вид как отдельный, нажмите кнопку «Сохранить вид как...» в нижней части панели «Фильтр». Присвойте виду уникальное имя. После сохранения звездочка исчезнет.

 

Новый вид будет добавлен в список видов и вы сможете открывать его в других вкладках. 

 

Примечание. В MLO есть несколько встроенных видов, которые после изменения нельзя сохранить под тем же самым именем. Нужно ввести другое уникальное имя для нового вида.

Отмена изменений

Бывают случаи, когда сохранять изменения совсем не нужно. Например, если вид отображает задачи не так, как вы ожидали. Это может быть связано со случайно примененными фильтрами или настройками, которые вы просто тестировали. В такой ситуации звездочка поможет понять, что данный вид был изменен.

 

Изменения вида можно легко сбросить. Для этого нажмите «Восстановить вид» в нижней части панели «Фильтр». Вид вернётся к последнему сохраненному состоянию.

Совет. Подробнее о разнице вкладки и вида смотрите здесь.

Откройте для себя (или переоткройте заново?) классическую, проверенную временем методику Getting Things Done (GTD) с помощью MyLifeOrganized. Как недавно отметил один из наших пользователей, Михаил:

 

Недавно снова взялся за чтение книги GTD Девида Аллена, потому что понял, что что-то не так с моей картиной мира, с моей системой управления делами, мне казалось, что MLO мне больше не подходит. Но читая книгу, я понял, что просто пришла пора обновлять свою систему, и MLO как всегда оказался гибким

Чтобы помочь вам интегрировать принципы GTD и возможности MLO, мы создали простой гайд (доступно на английском языке) с описанием 5-этапного процесса. Чтобы сделать его еще проще, мы включили в него готовый к использованию шаблон, который поможет вам быстро создать надежную систему. Просто откройте шаблон, настройте его в соответствии с вашими уникальными требованиями и создайте надежную основу для управления задачами - чтобы вы могли сосредоточиться на том, что действительно важно.

Открыть гайд

 

Если ваш рабочий процесс включает выполнение одинаковых действий в нескольких проектах, вы, вероятно, задумывались об оптимальном способе их организации в MyLifeOrganized. В этой статье мы собрали основные подходы к организации задач на основе ваших ценных мнений с форумов и отзывов.

Каждый метод имеет свои преимущества и недостатки. Хотя универсального решения не существует, вы можете выбрать метод, который лучше всего соответствует вашему привычному рабочему процессу.

Сценарий

Пример: прием новых сотрудников.

Представьте себе, что HR-специалист принимает на работу 10 новых сотрудников. Хотя отдельные роли могут иметь различия, большинство задач по онбордингу схожи. Вот пример структуры проекта:

Проект: Onboarding <Name>
Подзадачи:

• Send a welcome email
• Schedule orientation session
• Prepare onboarding documents
• Assign a mentor
• Set up a new employee's computer
• Provide onboarding training
• Conduct a follow-up meeting
• ... и т.д.
  

Решения

Вариант 1. Создать 10 проектов и продублировать подзадачи в каждом из них.

Совет: Вместо обычного дублирования используйте функцию "Создать из шаблона". Она обновит даты задач, сохраняя заданные интервалы.
 

Плюсы: 

• Управление каждым проектом отдельно.
• Простой рабочий процесс без дополнительных сложностей.
• Отслеживание прогресса по каждому человеку (включите колонку "Выполнение проекта %").
  

 

Совет: Включите функцию "Подзадачи по порядку", чтобы ваш список дел еще более лаконичным.

Минусы:

• Если общая структура работы меняется, изменения должны быть внесены во все 10 проектов.
• Некоторые задачи выполняются в связке сразу для нескольких проектов, и необходимо отметить задачи, выполненные в 10 разных проектах.
  

 

Совет: Чтобы увидеть задачу сразу для всех проектов, используйте текстовый фильтр. В результате будут показаны все проекты, в которых есть эта задача (поскольку названия задач одинаковы для всех проектов).

• Виды не очень наглядно отображают задачи ("Отправить письмо-приветствие" - кому оно принадлежит?).

Совет: Эту проблему можно решить, включив отображение проекта в настройках:
Desktop: меню Сервис > Настройки > Формат списка To-Do > Кодировать название проекта.
Mobile: Настройки > Внешний вид > Строка свойств > Дата+Проект.

Вариант 2: Создать список действий с именем каждого человека в качестве подзадач.

Плюсы:

• Вы можете выполнить задачу для всех сотрудников одновременно, если это позволяет рабочий процесс.

Минусы:

• Управление большим количеством задач может привести к беспорядку в списке.
• Остаются проблемы с отображением задач в видах без родителя.

 

Совет: Рассмотрите возможность превращения задач в проекты. Это позволит вам видеть, к какой задаче относится тот или иной человек (как упоминалось выше).

• Не видно прогресс по отдельному сотруднику.

 

 

Вариант 3. Создать список задач с контекстами в виде имен сотрудников

 

Как это работает:

• Когда задача для сотрудника выполнена, удалите соответствующий контекст. 
• Помечайте выполенными задачи, когда у них больше нет назначенных контекстов.
  
  

Совет: используйте сочетание клавиш "Alt + L", чтобы быстро отметить или снять отметку сразу с нескольких контекстов (сотрудников).

Плюсы:

• Гибкая структура задач, адаптируемая к меняющимся потребностям.
• Позволяет легко фильтровать задачи по людям с помощью контекстов.
• Выполнение действий в связке для нескольких сотрудников.
• В виде "Активные по контексту" хорошо видно оставшиеся задачи для каждого сотрудника.
  

Минусы:

• Удаление контекстов может быть менее интуитивным по сравнению с проставлением галочек в to-do и требовать частой корректировки контекстов и фильтров.
• Не всегда наглядно представляет процесс онбординга.
  

Вариант 4. Использовать контексты в качестве действия.

Как это работает:

• Создайте отдельные проекты для каждого человека.
• Создайте контексты, означающие различные этапы процесса онбординга.
• Назначьте соответствующие контексты для каждой задачи (человека).
  
  

Контексты в этой настройке представляют собой текущие действия, необходимые для онбординга человека. В виде "Активные по контекстам" можно перетаскивать задачи между действиями:

Совет: Поставьте номер перед каждым контекстом (например, "1. Отправить приветственное письмо", "2. Запланировать ознакомительную сессию"), чтобы отсортировать их по порядку.

Альтернативный вариант: Контексты как контрольный список

Вы также можете использовать контексты как контрольный список:

1. Назначьте все контексты, связанные с онбордингом сотрудников, каждому проекту сотрудника.
2. Используйте сочетание клавиш "Alt + L", чтобы быстро отметить или снять флажки с нескольких контекстов (этапов онбординга) для сотрудника.
3. Не отмеченные контексты означают выполненные задачи, а отмеченные - то, что еще осталось сделать.
4. Если появится новое действие по онбордингу, создайте новый контекст и назначьте его всем соответствующим проектам (сотрудникам).

 

Совет: Назначьте одну и ту же горячую клавишу для всех контекстов, связанных с онбордингом сотрудников, чтобы создать компактный мини-список контекстов для выбора (см. скриншот ниже).

 

В заметках к задаче можно добавить регистрационные данные и другую необходимую информацию, чтобы все было под рукой.

Плюсы:

• Действия в связке для нескольких сотрудников.
• Удобная фильтрация задач. Вид "Активные по контексту" показывает, какие задачи остались для каждого сотрудника.
• Гибкий рабочий процесс: Легко добавлять, обновлять или удалять контексты (этапы) по мере развития процесса онбординга.
• Контексты позволяют добавлять заметки, устанавливать часы работы и объединять их в группы.
  

 

Совет: Подробнее о контекстах здесь.

Минусы:

• Может быть непривычно работать с контекстами и фильтрами вместо того, чтобы ставить галочки в чекбоксах задач.
• Не удобно управлять зависимостями между задачами.

Заключение

Мы рассмотрели четыре способа организации проектов со стандартным набором задач в MLO. Скорее всего, большинство наших пользователей предпочитают первое решение из-за его простоты и четкого разделения, позволяющего легко отслеживать прогресс по проекту. Однако оно требует действий в случае структурных изменений. С другой стороны, четвертое решение подходит для опытных пользователей, которые умеют работать с контекстами и фильтрами. Этот метод обеспечивает гибкость и эффективность, позволяя выполнять пакетные действия и легко адаптироваться к изменяющимся рабочим процессам.

Мы надеемся, что эти методы помогут вам найти оптимальный способ организации задач в MLO. Поделитесь своим опытом и расскажите нам, что лучше всего работает для вас!