Замечали ли вы звездочку (*) перед названием вида в MLO для Windows? Этот символ указывает на то, что текущий вид был изменен, но изменения ещё не сохранены.

Когда появляется звездочка

Например, открыв встроенный вид «Избранное», вы можете настроить его как вам нужно: скрыть выполненные задачи, изменить сортировку или применить фильтры. Эти действия изменяют исходное состояние вида, и звёздочка сигнализирует о том, что перед вами измененная версия начального вида.

Сохранение в области, но не в виде

Важно отметить, что внесенные изменения сохраняются в текущей рабочей области (вкладке), где вы работаете. В данном случае «сохраняются» означает, что даже если вы закроете MLO или перезагрузите компьютер и потом откроете MLO снова, то изменения останутся. Такая функция полезна для временных экспериментов с различными конфигурациями видов, когда нет необходимости фиксировать изменения навсегда.

Однако если вы закроете вкладку, изменения, внесенные в вид, будут потеряны. Чтобы сохранить настройки, которые вам понадобятся в будущем, необходимо сохранить данный вид. А если вы хотите иметь несколько версий вида, то каждую такую версию нужно сохранить как отдельный вид, со своим уникальным именем.

Примечание. Если вы работаете во вкладке с несохраненными изменениями и создаете новую вкладку, нажав на кнопку [+], новая вкладка унаследует сохраненные несохраненные изменения из той вкладки, из которой вы пришли.

Сохранение вида

Чтобы сохранить свой вид как отдельный, нажмите кнопку «Сохранить вид как...» в нижней части панели «Фильтр». Присвойте виду уникальное имя. После сохранения звездочка исчезнет.

 

Новый вид будет добавлен в список видов и вы сможете открывать его в других вкладках. 

 

Примечание. В MLO есть несколько встроенных видов, которые после изменения нельзя сохранить под тем же самым именем. Нужно ввести другое уникальное имя для нового вида.

Отмена изменений

Бывают случаи, когда сохранять изменения совсем не нужно. Например, если вид отображает задачи не так, как вы ожидали. Это может быть связано со случайно примененными фильтрами или настройками, которые вы просто тестировали. В такой ситуации звездочка поможет понять, что данный вид был изменен.

 

Изменения вида можно легко сбросить. Для этого нажмите «Восстановить вид» в нижней части панели «Фильтр». Вид вернётся к последнему сохраненному состоянию.

Совет. Подробнее о разнице вкладки и вида смотрите здесь.

Если ваш рабочий процесс включает выполнение одинаковых действий в нескольких проектах, вы, вероятно, задумывались об оптимальном способе их организации в MyLifeOrganized. В этой статье мы собрали основные подходы к организации задач на основе ваших ценных мнений с форумов и отзывов.

Каждый метод имеет свои преимущества и недостатки. Хотя универсального решения не существует, вы можете выбрать метод, который лучше всего соответствует вашему привычному рабочему процессу.

Сценарий

Пример: прием новых сотрудников.

Представьте себе, что HR-специалист принимает на работу 10 новых сотрудников. Хотя отдельные роли могут иметь различия, большинство задач по онбордингу схожи. Вот пример структуры проекта:

Проект: Onboarding <Name>
Подзадачи:

• Send a welcome email
• Schedule orientation session
• Prepare onboarding documents
• Assign a mentor
• Set up a new employee's computer
• Provide onboarding training
• Conduct a follow-up meeting
• ... и т.д.
  

Решения

Вариант 1. Создать 10 проектов и продублировать подзадачи в каждом из них.

Совет: Вместо обычного дублирования используйте функцию "Создать из шаблона". Она обновит даты задач, сохраняя заданные интервалы.
 

Плюсы: 

• Управление каждым проектом отдельно.
• Простой рабочий процесс без дополнительных сложностей.
• Отслеживание прогресса по каждому человеку (включите колонку "Выполнение проекта %").
  

 

Совет: Включите функцию "Подзадачи по порядку", чтобы ваш список дел еще более лаконичным.

Минусы:

• Если общая структура работы меняется, изменения должны быть внесены во все 10 проектов.
• Некоторые задачи выполняются в связке сразу для нескольких проектов, и необходимо отметить задачи, выполненные в 10 разных проектах.
  

 

Совет: Чтобы увидеть задачу сразу для всех проектов, используйте текстовый фильтр. В результате будут показаны все проекты, в которых есть эта задача (поскольку названия задач одинаковы для всех проектов).

• Виды не очень наглядно отображают задачи ("Отправить письмо-приветствие" - кому оно принадлежит?).

Совет: Эту проблему можно решить, включив отображение проекта в настройках:
Desktop: меню Сервис > Настройки > Формат списка To-Do > Кодировать название проекта.
Mobile: Настройки > Внешний вид > Строка свойств > Дата+Проект.

Вариант 2: Создать список действий с именем каждого человека в качестве подзадач.

Плюсы:

• Вы можете выполнить задачу для всех сотрудников одновременно, если это позволяет рабочий процесс.

Минусы:

• Управление большим количеством задач может привести к беспорядку в списке.
• Остаются проблемы с отображением задач в видах без родителя.

 

Совет: Рассмотрите возможность превращения задач в проекты. Это позволит вам видеть, к какой задаче относится тот или иной человек (как упоминалось выше).

• Не видно прогресс по отдельному сотруднику.

 

 

Вариант 3. Создать список задач с контекстами в виде имен сотрудников

 

Как это работает:

• Когда задача для сотрудника выполнена, удалите соответствующий контекст. 
• Помечайте выполенными задачи, когда у них больше нет назначенных контекстов.
  
  

Совет: используйте сочетание клавиш "Alt + L", чтобы быстро отметить или снять отметку сразу с нескольких контекстов (сотрудников).

Плюсы:

• Гибкая структура задач, адаптируемая к меняющимся потребностям.
• Позволяет легко фильтровать задачи по людям с помощью контекстов.
• Выполнение действий в связке для нескольких сотрудников.
• В виде "Активные по контексту" хорошо видно оставшиеся задачи для каждого сотрудника.
  

Минусы:

• Удаление контекстов может быть менее интуитивным по сравнению с проставлением галочек в to-do и требовать частой корректировки контекстов и фильтров.
• Не всегда наглядно представляет процесс онбординга.
  

Вариант 4. Использовать контексты в качестве действия.

Как это работает:

• Создайте отдельные проекты для каждого человека.
• Создайте контексты, означающие различные этапы процесса онбординга.
• Назначьте соответствующие контексты для каждой задачи (человека).
  
  

Контексты в этой настройке представляют собой текущие действия, необходимые для онбординга человека. В виде "Активные по контекстам" можно перетаскивать задачи между действиями:

Совет: Поставьте номер перед каждым контекстом (например, "1. Отправить приветственное письмо", "2. Запланировать ознакомительную сессию"), чтобы отсортировать их по порядку.

Альтернативный вариант: Контексты как контрольный список

Вы также можете использовать контексты как контрольный список:

1. Назначьте все контексты, связанные с онбордингом сотрудников, каждому проекту сотрудника.
2. Используйте сочетание клавиш "Alt + L", чтобы быстро отметить или снять флажки с нескольких контекстов (этапов онбординга) для сотрудника.
3. Не отмеченные контексты означают выполненные задачи, а отмеченные - то, что еще осталось сделать.
4. Если появится новое действие по онбордингу, создайте новый контекст и назначьте его всем соответствующим проектам (сотрудникам).

 

Совет: Назначьте одну и ту же горячую клавишу для всех контекстов, связанных с онбордингом сотрудников, чтобы создать компактный мини-список контекстов для выбора (см. скриншот ниже).

 

В заметках к задаче можно добавить регистрационные данные и другую необходимую информацию, чтобы все было под рукой.

Плюсы:

• Действия в связке для нескольких сотрудников.
• Удобная фильтрация задач. Вид "Активные по контексту" показывает, какие задачи остались для каждого сотрудника.
• Гибкий рабочий процесс: Легко добавлять, обновлять или удалять контексты (этапы) по мере развития процесса онбординга.
• Контексты позволяют добавлять заметки, устанавливать часы работы и объединять их в группы.
  

 

Совет: Подробнее о контекстах здесь.

Минусы:

• Может быть непривычно работать с контекстами и фильтрами вместо того, чтобы ставить галочки в чекбоксах задач.
• Не удобно управлять зависимостями между задачами.

Заключение

Мы рассмотрели четыре способа организации проектов со стандартным набором задач в MLO. Скорее всего, большинство наших пользователей предпочитают первое решение из-за его простоты и четкого разделения, позволяющего легко отслеживать прогресс по проекту. Однако оно требует действий в случае структурных изменений. С другой стороны, четвертое решение подходит для опытных пользователей, которые умеют работать с контекстами и фильтрами. Этот метод обеспечивает гибкость и эффективность, позволяя выполнять пакетные действия и легко адаптироваться к изменяющимся рабочим процессам.

Мы надеемся, что эти методы помогут вам найти оптимальный способ организации задач в MLO. Поделитесь своим опытом и расскажите нам, что лучше всего работает для вас!

 

Хотим сообщить, что с 19 июня наш сайт и форум подвергались DDoS-атаке. Это привело к кратковременному сбою синхронизации (1,5 часа) 19 числа. Нам также пришлось на время отключить форум.

Мы оперативно устранили проблему с синхронизацией и сайтом, а также усовершенствовали защитные меры, чтобы предотвратить повторение подобных атак. Форум возобновил работу сегодня.

Благодарим за понимание и приносим извинения за неудобства.

Команда MLO

Даже когда готовой настройки под конкретный кейс нет, в большинстве случаев в планировщике задач MyLifeOrganized можно создать обходное решение. Посмотрите на примере вопроса из форума.

Вопрос. Есть ежегодная задача "Поливать сад". Ее нужно выполнять 2 раза в неделю, но только с мая по октябрь. Не могу понять, как настроить эту задачу в окне настройки повтора.

Решение. В MLO действительно нет встроенной функции для настройки такого ежегодного повтора. Но есть обходное решение:

1. Установите для задачи повтор "Еженедельно":

•   Выберите нужные два дня (например,  пн и пт).
•   Установите дату начала и срок для ближайшего события.

 

2. Установите "Завершить повторения" на последний день, когда вы планируете выполнить эту задачу в октябре (см. скриншот).

3. Создайте родительскую задачу для этой повторяющейся задачи и назовите ее вроде "Настроить повторяющуюся задачу на следующий год".

Как это работает: Каждую неделю задача дважды будет появляться в вашем списке дел. Когда вы выполните последнее ее появление в октябре, повторяющаяся задача будет отмечена как выполненная. В этот момент родительская задача станет активной, напоминая вам о необходимости перепланировать повторяющуюся задачу на следующий год.

Вопрос: Как я могу увидеть подзадачи в проектах, в которых задачи верхнего уровня отмечены флагом? Мне бы не хотелось отмечать флагом каждый отдельный шаг в проекте, чтобы он отображался в виде.

Проблема: Включение обычного фильтра по флагу может показаться решением проблемы, но:

• в виде отобразятся все задачи, которым задан этот флаг  (а не только те, которые находятся внутри проектов, отмеченных флагом). Это загромождает вид.

• Более того, подзадачи проектов, которые мы хотим видеть в виде, не будут показаны, если мы не отметим каждую подзадачу флагом, что неэффективно.

Решение: Фильтры иерархии!

 

Планировщик задач MyLifeOrganized предлагает гибкие настройки фильтров, которые позволяют отображать задачи на основе статуса родительской или дочерней задачи.

Вот несколько способов настройки:

Вариант 1. Использование фильтра подзадач

1. Откройте вид "Все задачи".
2. На панели фильтров отметьте нужный флаг.
3. В разделе "Общие" нажмите "Настр."

 

 

4. Выберите "Включить подзадачи"

В результате будут показаны все подзадачи из проектов, в которых задача верхнего уровня отмечена флагом. Однако в данном случае также будут показаны и другие отдельные задачи, отмеченные нашим флагом.

Чтобы лишние задачи не попадали и не загромождали вид, настройте фильтр как показано в варианте 2.

Вариант 2. Использование фильтра родительских задач

1. Сбросьте все текущие изменения в виде - нажмите на "Восстановить вид" внизу:

2. На панели фильтров, в разделе "Общие" нажмите "Настр.".
3. Нажмите на "Фильтр родительских задач".
4. Добавьте фильтр по флагу.

5. Нажмите Ok.

 

Результат: Данная настройка отображает подзадачи всех уровней в проектах, которые отмечены флагом. Таким образом видны только нужные ветви задач и ничего лишнего.

Мы выпустили небольшое обновление для нашего таск-менеджера для Android. Смотрите что нового!

Больше опций сортировки

MLO на Android теперь тоже поддерживает сортировку по таким параметрам, как контекст, % завершения проекта, родитель, путь, имя папки, папка верхнего уровня, проект верхнего уровня, время, последний обзор.

Чтобы применить сортировку к виду, откройте главное меню > Ред. > выберите вид > Сортировка.

Кнопки Отмена и Повтор при голосовом добавлении задачи

Если Google не совсем точно преобразовал ваш голосовой ввод в текст, нажмите "Попробовать снова", чтобы повторить попытку. А если передумали добавлять задачу, нажмите "Отмена".

Команда "В задачу" при добавлении задачи голосом

Как показано на видео выше, теперь вы можете использовать команду "в <НазваниеЗадачи>",  чтобы поместить новую задачу в конкретную существующую задачу, а не только в проект или папку.

 

Совет: Для добавления задач в проект или папку можно по-прежнему использовать существующие голосовые команды "в <НазваниеПроекта>" и "в <НазваниеПапки>". Здесь вы можете проверить поддерживаемый синтаксис для голосового ввода.

Просмотр задачи из поиска

Напомним, что нажатие на результат поиска переносит вас на эту задачу в списке. Но что, если вам нужно лишь мельком взглянуть на детали задачи?

Теперь при длительном нажатии на найденную задачу вы можете просмотреть ее детали (и даже отредактировать их), не перемещаясь на другой экран.

Кнопки След/Пред при открытии задачи из виджета

Теперь при нажатии на задачу в виджете показываютя кнопки След/Пред для перехода к задаче выше или ниже в списке. Точно так же, как и в самом приложении.

Скрыть группу видов

Как и в десктоп-версии, теперь можно скрывать группы видов, если они вам не нужны на панели видов.

Чтобы скрыть группу видов, откройте главное меню > Ред.> Нажмите на значок "глаз" рядом с названием группы видов.

Прим: Поскольку вид "Все задачи" виден всегда, группа, к которой он принадлежит, также будет видна всегда.


Мы также исправили неправильную обработку жестов и несколько других проблем. Попробуйте!