В этой статье мы не расскажем о том, как правильно использовать функцию, поскольку единственно правильного варианта не бывает. Но мы постара...

Designed by Freepik http://www.freepik.com


В этой статье мы не расскажем о том, как правильно использовать функцию, поскольку единственно правильного варианта не бывает. Но мы постараемся в общем передать смысл этой функции, чтобы вы поняли ее и потом уже решили внедрять ли ее в свою систему таск-менеджмента.

 

Определяем проблему

Пока вы заняты самыми срочными и важными задачами, другие постоянно игнорируются хотя бы потому, что вы так и не приняли решение делать ли их вообще. А если и делать, то что конкретно для этого нужно. Именно для таких задач (идей, планов, приостановленных проектов) и следует использовать вид "Обзор".

Появилась входящая информация и вы не знаете что с ней делать дальше? Просто спросите себя: могу я отложить принятие решения? Если да, скрывайте в To-Do и добавляйте в Обзор. Не нужно ставить даты и напоминания.

Настраиваем и используем

Чтобы задача появилась в Обзоре, нужно установить ей соответствующее свойство:

Особенность подхода в том, что для каждой задачи или группы задач можно настроить свой индивидуальный режим Обзора. Не обязательно следовать классическому Getting Things Done и каждую неделю просматривать весь список от начала и до конца в поиске того, что можно запустить в ход. Можно задать свои наиболее подходящие параметры.  
 
Когда подходит время очередного обзора для задачи, она помещается в вид "Обзор". 

Ваш рабочий день может начинаться, например, с видов "Активные действия" и "Обзор". Если в Обзоре есть задачи, которые стали актуальными, делайте их активными. Если нет  нажимайте “Провести обзор”,  чтобы переместить очередной обзор на следующую дату (в списке или  в свойствах):




 

Какие задачи когда обозревать

  • Долгосрочные цели (цели на год) стоит просматривать только в конце года, когда вы делаете стратегическое планирование.
  • Крупные покупки можно рассматривать один раз в конце месяца, чтобы спланировать бюджет на следующий месяц и решить, можно ли что-то купить. Нет необходимости просматривать этот список каждую неделю.
  • Идеи для летнего отдыха можно ставить на рассмотрение только на определенный период, начиная с весны. Нет смысла принимать решение по ним зимой.
  • Проекты на паузе, которые могут быть запущены в любой момент рекомендуется усилить дополнительным ежедневным обзором, чтобы все было под контролем.
Совет: Если опасаетесь, что будете забывать заглядывать в вид "Обзор", то можете создать, например, еженедельную задачу "Провести пятничный обзор". Или просто следите за обновлением цифры в счетчике задач вида "Обзор".

Главные принципы в использовании Обзора

1. Не путать в одних и тех же списках конкретные действия и еще не принятые решения. Для первых есть вид "Активные действия". Для остальных "Обзор".

2. Не терять ни одной стоящей мысли и идеи. Фиксировать все, что может быть полезно в будущем и периодически пересматривать, задавая вопрос: "А не вернуться ли к этой идее?"

3. Создать для себя четкий критерий, чем задача в обзоре отличается от простой задачи или от проекта. Когда это еще не начатый проект, а когда сырая идея из папки "Когда-нибудь / Может быть".

4. Знать, как нужно поступить с обзорной задачей, если ее можно начинать реализовывать. Проще всего убрать за ненадобностью.
 
Совет: Задача, которая стала актуальной, из "Обзора" лучше перенести в папку Входящее. И там уже работать с ней, как с новой: добавлять свойства (не забудьте убрать флажок для “скрыть в To-Do”), создавать подзадачи, переносить в другую папку и т.д.

Обзор может помочь сохранять порядок в вашем списке дел и поддерживать работу над важными проектами.
 

P.S. Материалы статьи были позаимствованы у давнего эксперта MLO, коуча по тайм-менеджменту Александра Краевого. За что ему отдельное спасибо!

Наступает время ставить проекты на паузу, освобождать время для отдыха, вдохновения и новых планов. С наступающими праздниками, дорогие поль...

Наступает время ставить проекты на паузу, освобождать время для отдыха, вдохновения и новых планов. С наступающими праздниками, дорогие пользователи!

В этом году мы работали над многими интересными решениями в MLO, которые покажем в 2021 году. Следите за нашими новостями.

Допустим, у вас есть 10 задач в To-Do и вы решаете, что одну задачу нужно пока отложить. Как вариант, можно поставить дату начала позже. Но ...



Допустим, у вас есть 10 задач в To-Do и вы решаете, что одну задачу нужно пока отложить. Как вариант, можно поставить дату начала позже. Но лучше будет просто скрыть эту задачу из списка, на какое-то время.

Как это сделать:

1. Ставим этой задаче флаг, который будет означать отложенную задачу:

Дальше логично будет установить фильтр, чтобы убрать из вида задачи с этим флагом. Но в таком случае задача рискует быть никогда не выполненной, пропав из списка навсегда (пока не уберем флаг). Поэтому применяем хитрость...

2. В расширенном фильтре устанавливаем:

не показывать задачи с данным флагом, если они имели какие-то изменения в течение последних 2 дней, например.
Настройка имеет вид:



Что получается

Сегодня вы кликнули флаг на задаче (таким образом измененили ее) она спряталась. А через 2 дня эта задача появится снова и не даст о себе забыть!

Совет: Скачать этот вид можно по ссылке.

  Пользуетесь ли вы функцией  “Цели” в MLO? Если еще нет, тогда эта статья для вас.    Что такое Цель? Задача, которую вы запланировали дела...

 

Пользуетесь ли вы функцией  “Цели” в MLO? Если еще нет, тогда эта статья для вас. 

 

Что такое Цель?

Задача, которую вы запланировали делать на этой неделе, не обязательно является целью недели. Цель недели - это то, что в конечном итоге к концу месяца должно вас привести к достижению цели месяца. А цель месяца, соответственно, должна быть такой, чтобы к концу года привести вас к достижению целей года. Именно таким задачам и нужно ставить свойство "цель недели/месяца/года". Для всего остального достаточного выставить нужный срок, важность и срочность.

В идеале, чтобы задачи-цели формировали большую цепочку из задач и проектов, выполнение которых должно привести вас к значимому для вас результату.

Обязательно ли использовать функцию Цели?

Нет, конечно. Как и все остальные функции в MLO. Вы можете и без функции целей упорядочить свою жизнь с помощью MLO и наслаждаться тем, что все дела у вас под контролем.

Но… важно помнить о высшем предназначении функции целей. Цели дают нам возможность изменять нашу жизнь в желаемом направлении. Жить в комфорте, путешествовать, отдыхать, обретать необходимые навыки и получать желаемые впечатления. По выполненным целям можно определить эффективность прожитого года, насколько он был полон событий и воспоминаний. Цели - это про мотивацию и прогресс.

Еще цели помогают отделить рутину (деятельность) от действительного важного и того, что может вывести вашу жизнь на новый уровень. Жизнь так устроена, что обычно самые важные в нашей жизни задачи проще всего отложить, и они теряются за рутиной, годами откладываются. Одна из самых полезных привычек - периодически выделять такие задачи/цели и осознанно тратить на их выполнение ваши силы и энергию.


Как выстроить систему из целей

Приведем пример настройки целей на базе популярной методологии Agile Results.

В основе Agile Results лежит “Правило трех результатов”. Вместо того, чтобы перегружать себя задачами, вы определяете только 3 ключевых результата на определенный период времени: 


  • 3 результата дня. Каждый день в начале дня (или накануне вечером) надо сформулировать 3 главных результата дня, которые сегодня хочется добиться. Каждый день начинается с чистого листа.
  • 3 результата недели
  • 3 результата месяца
  • 3 результата года

 

Итак, настройка в MLO:

1. Проставляем долгосрочные цели. Задайте себе вопрос: Какие у меня 3 цели года? Месяца? Недели? Для соответствующих задач включите опцию цели недели/месяца/года в панели свойств:

 


2. Отмечаем цели на день.

Приучите себя каждый день задавать вопрос: “Каких трех результатов я хочу добиться к концу этого дня? Продвинут ли эти результаты меня к достижению более высокоуровневых целей (недели, месяца, года)?”

Специальной опции для цели дня нет, но для этого можно использовать звездочку или флаг, если хотите.
 
Так выглядит наши цели в иерархическом виде: 
 

3. Чтобы видеть только созданную систему целей, без остальных задач, создаем специальный вид: Избранное+Цели. 
 

В результате получается такой список задач-целей: 
 
Первые 3 задачи - цели дня, они отмечены звездочкой
Первые три задачи - цели дня, они отмечены звездочкой
Совет: Для некоторых целей (из разных ветвей задач) можно прописать зависимости. В колонке “Значки” видно какие из целей имеют зависимости, а наведение мышки на значок зависимости показывает от какой задачи зависит эта цель:
 
 

Что еще следует знать о целях в MLO

Подзадачи цели недели наследуют ее свойства. Зачем это сделано? Цель недели редко может быть просто действием - она более амбициозна, требует бОльших усилий и особого внимания на текущей неделе. Чаще всего целью недели отмечается задача-проект, которая разбивается на более мелкие подзадачи. Наследование помогает визуально отделить действия, ведущие к этой цели от рутины и повседневной деятельности (которая обычно и мешает достижению целей).  Иными словами, цель недели будет выделена и получает максимальный приоритет для стабильного и спланированного продвижения вперед к желаемому сквозь рутину.


Удачи в достижении ваших целей!


Если у вас монитор с высоким DPI, вы, вероятно, замечали, что текстовые элементы в MLO выглядят размытыми и иконки имеют неправильный разм...


Если у вас монитор с высоким DPI, вы, вероятно, замечали, что текстовые элементы в MLO выглядят размытыми и иконки имеют неправильный размер. Теперь эта проблема решена и вы можете наслаждаться легко читаемым интерфейсом MLO.

Попробуйте специальную бета-версию MyLifeOrganized 5 для Windows с поддержкой экранов с высоким DPI!

[Обновлено] Версия MyLifeOrganized 5 с поддержкой high DPI прошла бета-тестирование и теперь доступна официально! Проверьте обновление в вашем MLO. 


В последние несколько дней многие наши пользователи могли наблюдать потерю скорости синхронизации и доступа к нашему сайту. Мы выяснил...


В последние несколько дней многие наши пользователи могли наблюдать потерю скорости синхронизации и доступа к нашему сайту.

Мы выяснили, что уже несколько дней наши серверы находятся под массированной DoS атакой с различных IP адресов с высокой интенсивностью. Как следствие, серверы не выдерживают нагрузки и отказывают в доступе. Автоматическая защита срабатывает, но после перезагрузки нормальная работоспособность не восстанавливается.

Атака все еще идет, но вчера нам уже удалось ее заметно смягчить. На время борьбы с атакой нам на несколько часов пришлось отключить аккаунты некоторых пользователей, которые слишком интенсивно использовали наши серверы синхронизации, и в условиях DoS атаки их запросы не давали обрабатывать запросы других пользователей. На данный момент все аккаунты опять подключены, но мы проводим анализ причин такой интенсивной загрузки от некоторых пользователей.

Сейчас работа серверов пришла в норму и мы продолжаем мониторить ситуацию. Это не первый раз, когда мы отражаем DoS атаку на наши серверы. С каждым разом мы накапливаем опыт, чтобы вовремя диагностировать проблему и минимизировать негативные последствия.

Извините за неудобства и спасибо за спокойствие!