Пользуетесь ли вы функцией  “Цели” в MLO? Если еще нет, тогда эта статья для вас. 

 

Что такое Цель?

Задача, которую вы запланировали делать на этой неделе, не обязательно является целью недели. Цель недели - это то, что в конечном итоге к концу месяца должно вас привести к достижению цели месяца. А цель месяца, соответственно, должна быть такой, чтобы к концу года привести вас к достижению целей года. Именно таким задачам и нужно ставить свойство "цель недели/месяца/года". Для всего остального достаточного выставить нужный срок, важность и срочность.

В идеале, чтобы задачи-цели формировали большую цепочку из задач и проектов, выполнение которых должно привести вас к значимому для вас результату.

Обязательно ли использовать функцию Цели?

Нет, конечно. Как и все остальные функции в MLO. Вы можете и без функции целей упорядочить свою жизнь с помощью MLO и наслаждаться тем, что все дела у вас под контролем.

Но… важно помнить о высшем предназначении функции целей. Цели дают нам возможность изменять нашу жизнь в желаемом направлении. Жить в комфорте, путешествовать, отдыхать, обретать необходимые навыки и получать желаемые впечатления. По выполненным целям можно определить эффективность прожитого года, насколько он был полон событий и воспоминаний. Цели - это про мотивацию и прогресс.

Еще цели помогают отделить рутину (деятельность) от действительного важного и того, что может вывести вашу жизнь на новый уровень. Жизнь так устроена, что обычно самые важные в нашей жизни задачи проще всего отложить, и они теряются за рутиной, годами откладываются. Одна из самых полезных привычек - периодически выделять такие задачи/цели и осознанно тратить на их выполнение ваши силы и энергию.

Как выстроить систему из целей

Приведем пример настройки целей на базе популярной методологии Agile Results.

В основе Agile Results лежит “Правило трех результатов”. Вместо того, чтобы перегружать себя задачами, вы определяете только 3 ключевых результата на определенный период времени: 

• 3 результата дня. Каждый день в начале дня (или накануне вечером) надо сформулировать 3 главных результата дня, которые сегодня хочется добиться. Каждый день начинается с чистого листа.
• 3 результата недели
• 3 результата месяца
• 3 результата года

 

Итак, настройка в MLO:

1. Проставляем долгосрочные цели. Задайте себе вопрос: Какие у меня 3 цели года? Месяца? Недели? Для соответствующих задач включите опцию цели недели/месяца/года в панели свойств:

 

2. Отмечаем цели на день.

Приучите себя каждый день задавать вопрос: “Каких трех результатов я хочу добиться к концу этого дня? Продвинут ли эти результаты меня к достижению более высокоуровневых целей (недели, месяца, года)?”

Специальной опции для цели дня нет, но для этого можно использовать звездочку или флаг, если хотите.

 

Так выглядит наши цели в иерархическом виде: 

 

3. Чтобы видеть только созданную систему целей, без остальных задач, создаем специальный вид: Избранное+Цели. 

 

Скачать вид

В результате получается такой список задач-целей: 

 

Первые три задачи - цели дня, они отмечены звездочкой

Совет: Для некоторых целей (из разных ветвей задач) можно прописать зависимости. В колонке “Значки” видно какие из целей имеют зависимости, а наведение мышки на значок зависимости показывает от какой задачи зависит эта цель:

 

 

Что еще следует знать о целях в MLO

Подзадачи цели недели наследуют ее свойства. Зачем это сделано? Цель недели редко может быть просто действием - она более амбициозна, требует бОльших усилий и особого внимания на текущей неделе. Чаще всего целью недели отмечается задача-проект, которая разбивается на более мелкие подзадачи. Наследование помогает визуально отделить действия, ведущие к этой цели от рутины и повседневной деятельности (которая обычно и мешает достижению целей).  Иными словами, цель недели будет выделена и получает максимальный приоритет для стабильного и спланированного продвижения вперед к желаемому сквозь рутину.

Удачи в достижении ваших целей!

Если у вас монитор с высоким DPI, вы, вероятно, замечали, что текстовые элементы в MLO выглядят размытыми и иконки имеют неправильный размер. Теперь эта проблема решена и вы можете наслаждаться легко читаемым интерфейсом MLO.

Попробуйте специальную бета-версию MyLifeOrganized 5 для Windows с поддержкой экранов с высоким DPI!

[Обновлено] Версия MyLifeOrganized 5 с поддержкой high DPI прошла бета-тестирование и теперь доступна официально! Проверьте обновление в вашем MLO. 

Узнать больше

В последние несколько дней многие наши пользователи могли наблюдать потерю скорости синхронизации и доступа к нашему сайту.

Мы выяснили, что уже несколько дней наши серверы находятся под массированной DoS атакой с различных IP адресов с высокой интенсивностью. Как следствие, серверы не выдерживают нагрузки и отказывают в доступе. Автоматическая защита срабатывает, но после перезагрузки нормальная работоспособность не восстанавливается.

Атака все еще идет, но вчера нам уже удалось ее заметно смягчить. На время борьбы с атакой нам на несколько часов пришлось отключить аккаунты некоторых пользователей, которые слишком интенсивно использовали наши серверы синхронизации, и в условиях DoS атаки их запросы не давали обрабатывать запросы других пользователей. На данный момент все аккаунты опять подключены, но мы проводим анализ причин такой интенсивной загрузки от некоторых пользователей.

Сейчас работа серверов пришла в норму и мы продолжаем мониторить ситуацию. Это не первый раз, когда мы отражаем DoS атаку на наши серверы. С каждым разом мы накапливаем опыт, чтобы вовремя диагностировать проблему и минимизировать негативные последствия.

Извините за неудобства и спасибо за спокойствие!

Тег – это один из способов классификации задач в MLO, наряду с контекстами и флагами. Плюс тега в том, что это свободный набор текста – можно на лету писать все, что приходит в голову в данный момент. Тег носит моментальный и временный характер, в отличие от контекстов.

Как в MLO появились теги

К нам часто попадали запросы о том, что нужно классифицировать задачу ещё по одному полю и не мешать это поле с контекстами. Для одних это были люди. Для других – какие-то области деятельности. Для третьих – физическое размещение задачи. Пользователи не хотели перемешивать эту новую классификацию с уже существующей по контекстам. Так появились теги.

Пример использования 

Тег очень удобно использовать для обозначения повестки дня. Это может быть имя человека, с которым сегодня нужно созвониться, название встречи или события, к которому пора готовиться.

Создаете простой вид "Активные по тегам" (или берете готовый здесь) и получаете список дел, связанных с конкретным человеком или событием:

Особенно удобно работать с этим видом в виджете на Android:

  Нажал на тег "Маша"- и увидел список связанных с ней задач

Главное преимущество тегов - их не надо чистить (снова-таки в отличие от контекстов). Если есть хоть одна задача с тегом "Маша", то тег "Маша" есть в списке тегов. Нет ни одной – в списке тегов его тоже нет. Таким образом система задач не засоряется ненужными тегами и всегда остается актуальной: пока контактируете с Машей, видите связанные с ней теги и задачи. 

Совет: В десктоп-версии нажмите F5, чтобы список тегов обновился и неиспользуемые теги удалились из списка. Но можете и не нажимать F5. При следующем запуске MLO все неиспользуемые текстовые теги будут сами удалены из списка.

Еще есть возможность сортировки по тегу. Ну и, подобно контексту, по тегу можно искать задачи в текстовом фильтре.

Другие случаи использования 

Некоторые пользователи MLO используют теги для разделения задач по сферам жизнедеятельности или ответственности, порой вместо папок.

Еще можно использовать теги для приблизительного планирования и организации задач. Ведь не у всех задач заранее известны сроки. Вы можете ввести примерные даты с в поле тега: январь 2021, или к 25 июля 2020. Затем Вы группируете по тегам эти задачи и назначаете фактическую дату выполнения, поглядывая на запланированную.

 

Как добавить текстовый тег

Существуют несколько способов, как назначить задаче текстовый тэг:

1. В панели свойств.
Открываете свойства задачи, находите раздел “текстовый тэг” и вписываете в него необходимые данные.

2. Быстрый переход в панель свойств с помощью горячих клавиш.
Нажимаете сочетание Alt+T и ваш курсор мышки моментально устанавливается в поле ввода текстового тэга.

3. С помощью колонки “текстовый тэг” (самый надежный способ, т.к. вы видите все свои тэги, исключая возможность создать похожие).
Кликаете на колонке напротив задача правой кнопкой мыши и вам открывается весь список используемых тэгов.

4. С помощью анализа ввода (самый быстрый способ)
В тексте задачи либо в быстром вводе задач (если включена функция анализа ввода) вводите код “-тег” или “-тэг” и сразу же без пробела пишите название тега. Нажимайте Alt+Enter - и тэг назначен. Например, “Ответить клиенту -тэгпочта”

Не сомневаемся, что у вас найдутся и другие идеи как использовать теги. Делитесь ими в комментариях.

Эта техника ограничивает вас только десятью задачами в день. Две из них - это объективные задачи, которые должны быть выполнены. Оставшиеся восемь - задачи, которые очень желательно выполнить сегодня, но ничего страшного не произойдет, если они не будут выполнены.

Когда вы ограничиваете себя десятью задачами в день (не считая рутинных задач, которые просто нужно выполнять в определенные дни, но которые не продвигают ваши проекты и цели вперед), вы гораздо более реалистично понимаете, на что способны. Эта техника заставляет вас быть изобретательным в отношении того, что вы будете делать каждый день. Также она является частью вашего ежедневного мини-обзора. 

Простой способ реализовать технику 2+8 в MyLifeOrganized 

Даже не нужно дополнительных усилий с созданием флагов или контекстов. Достаточно использовать стандартные цели недели.

При планировании дня добивайтесь состояния, чтобы в списке задач на день было хотя бы 2 задачи, которые относятся к целям на неделю. Такие задачи помечаются восклицательным знаком, поэтому их сразу видно. Они и должны стать основным фокусом дня — теми двумя задачами, которые должны быть обязательно выполнены.

2 цели недели и 8 простых задач на день

С помощью целей недели в MyLifeOrganized легко можно выделить главные задачи на день. Создайте себе правило не допускать переносов этих двух важных задач на другие сроки, приложите все усилия, чтобы выполнить их любой ценой. Хоть спать не ложитесь, хоть от ужина откажитесь… Но выполните! И тогда почувствуете себя более продуктивными.

Возможность устанавливать зависимости одной задачи от другой позволяет связывать между собой задачи из разных папок и проектов. Но как быть, когда нужно установить зависимость от повторяющейся задачи? С обычной настройкой такая зависимость никогда не сработает. Зависимость будет оставаться на той же задаче, но уже с новой датой. Постоянный цикл.

Приведем пример

Изначально есть две задачи:
1. Повторяющаяся;
2. Другая задача, которая зависит от этой повторяющейся задачи.

Представьте себе человека, который работает и ежемесячно получает зарплату. У него в MyLifeOrganized даже записана периодическая задача "Получить зарплату", чтобы держать этот вопрос на контроле:

Вполне естественно, что у такого человека возникают желания что-то себе купить. И часто это купить можно позволить только с зарплаты. Давайте представим, что нашему персонажу нужно "Купить диван":

Вопрос в том: Как отобразить в планировщике, чтобы задача "Купить диван" показалась в активных только после получения зарплаты? Поставить зависимость? Но мы не можем ставить зависимость на периодическую задачу, потому что такие задачи всегда остаются актуальными, меняется только срок.

Вариант решения

1. В повторяющейся задаче в свойствах устанавливаем "Отключить автоматический сброс" и "Автоповтор при завершении любой подзадачи":

2. Создаем подзадачу с таким же названием "Получить зарплату" или с каким либо дополнением "Получить зарплату (февраль)":

3. Ставим зависимость покупки от подзадачи периодической задачи:

Совет: Вы можете использовать альтернативное перетаскивание для добавления задачи в зависимость. Перетащите правой кнопкой мыши и выберите соответствующую опцию в меню.

Что получается в результате

1. В активных действиях отображается только подзадача периодической задачи:

2. Задача с покупкой скрыта до момента получения зарплаты.

3. Как только зарплата получена, активируется задача "Купить диван", т.к. выполнены все условия, чтобы совершить покупку.
4. Повторяющаяся задача осталась неизменной, сработал повтор и у нее установился новый срок.

Это был бытовой пример. В работе аналогичные ситуации можно применять с зависимостями конкретных заказов покупателей от периодических поставок товара, который может застрять на таможне, в дороге или зависит от исполнительности поставщиков.

Надеемся, что примеры были вам понятны и полезны.