Как организовать проекты со стандартным набором задач

Если ваш рабочий процесс включает выполнение одинаковых действий в нескольких проектах, вы, вероятно, задумывались об оптимальном способе их организации в MyLifeOrganized. В этой статье мы собрали основные подходы к организации задач на основе ваших ценных мнений с форумов и отзывов.

Каждый метод имеет свои преимущества и недостатки. Хотя универсального решения не существует, вы можете выбрать метод, который лучше всего соответствует вашему привычному рабочему процессу.

Сценарий

Пример: прием новых сотрудников.

Представьте себе, что HR-специалист принимает на работу 10 новых сотрудников. Хотя отдельные роли могут иметь различия, большинство задач по онбордингу схожи. Вот пример структуры проекта:

Проект: Onboarding <Name>
Подзадачи:

• Send a welcome email
• Schedule orientation session
• Prepare onboarding documents
• Assign a mentor
• Set up a new employee's computer
• Provide onboarding training
• Conduct a follow-up meeting
• ... и т.д.
  

Решения

Вариант 1. Создать 10 проектов и продублировать подзадачи в каждом из них.

Совет: Вместо обычного дублирования используйте функцию "Создать из шаблона". Она обновит даты задач, сохраняя заданные интервалы.
 

Плюсы: 

• Управление каждым проектом отдельно.
• Простой рабочий процесс без дополнительных сложностей.
• Отслеживание прогресса по каждому человеку (включите колонку "Выполнение проекта %").
  

 

Совет: Включите функцию "Подзадачи по порядку", чтобы ваш список дел еще более лаконичным.

Минусы:

• Если общая структура работы меняется, изменения должны быть внесены во все 10 проектов.
• Некоторые задачи выполняются в связке сразу для нескольких проектов, и необходимо отметить задачи, выполненные в 10 разных проектах.
  

 

Совет: Чтобы увидеть задачу сразу для всех проектов, используйте текстовый фильтр. В результате будут показаны все проекты, в которых есть эта задача (поскольку названия задач одинаковы для всех проектов).

• Виды не очень наглядно отображают задачи ("Отправить письмо-приветствие" - кому оно принадлежит?).

Совет: Эту проблему можно решить, включив отображение проекта в настройках:
Desktop: меню Сервис > Настройки > Формат списка To-Do > Кодировать название проекта.
Mobile: Настройки > Внешний вид > Строка свойств > Дата+Проект.

Вариант 2: Создать список действий с именем каждого человека в качестве подзадач.

Плюсы:

• Вы можете выполнить задачу для всех сотрудников одновременно, если это позволяет рабочий процесс.

Минусы:

• Управление большим количеством задач может привести к беспорядку в списке.
• Остаются проблемы с отображением задач в видах без родителя.

 

Совет: Рассмотрите возможность превращения задач в проекты. Это позволит вам видеть, к какой задаче относится тот или иной человек (как упоминалось выше).

• Не видно прогресс по отдельному сотруднику.

 

 

Вариант 3. Создать список задач с контекстами в виде имен сотрудников

 

Как это работает:

• Когда задача для сотрудника выполнена, удалите соответствующий контекст. 
• Помечайте выполенными задачи, когда у них больше нет назначенных контекстов.
  
  

Совет: используйте сочетание клавиш "Alt + L", чтобы быстро отметить или снять отметку сразу с нескольких контекстов (сотрудников).

Плюсы:

• Гибкая структура задач, адаптируемая к меняющимся потребностям.
• Позволяет легко фильтровать задачи по людям с помощью контекстов.
• Выполнение действий в связке для нескольких сотрудников.
• В виде "Активные по контексту" хорошо видно оставшиеся задачи для каждого сотрудника.
  

Минусы:

• Удаление контекстов может быть менее интуитивным по сравнению с проставлением галочек в to-do и требовать частой корректировки контекстов и фильтров.
• Не всегда наглядно представляет процесс онбординга.
  

Вариант 4. Использовать контексты в качестве действия.

Как это работает:

• Создайте отдельные проекты для каждого человека.
• Создайте контексты, означающие различные этапы процесса онбординга.
• Назначьте соответствующие контексты для каждой задачи (человека).
  
  

Контексты в этой настройке представляют собой текущие действия, необходимые для онбординга человека. В виде "Активные по контекстам" можно перетаскивать задачи между действиями:

Совет: Поставьте номер перед каждым контекстом (например, "1. Отправить приветственное письмо", "2. Запланировать ознакомительную сессию"), чтобы отсортировать их по порядку.

Альтернативный вариант: Контексты как контрольный список

Вы также можете использовать контексты как контрольный список:

1. Назначьте все контексты, связанные с онбордингом сотрудников, каждому проекту сотрудника.
2. Используйте сочетание клавиш "Alt + L", чтобы быстро отметить или снять флажки с нескольких контекстов (этапов онбординга) для сотрудника.
3. Не отмеченные контексты означают выполненные задачи, а отмеченные - то, что еще осталось сделать.
4. Если появится новое действие по онбордингу, создайте новый контекст и назначьте его всем соответствующим проектам (сотрудникам).

 

Совет: Назначьте одну и ту же горячую клавишу для всех контекстов, связанных с онбордингом сотрудников, чтобы создать компактный мини-список контекстов для выбора (см. скриншот ниже).

 

В заметках к задаче можно добавить регистрационные данные и другую необходимую информацию, чтобы все было под рукой.

Плюсы:

• Действия в связке для нескольких сотрудников.
• Удобная фильтрация задач. Вид "Активные по контексту" показывает, какие задачи остались для каждого сотрудника.
• Гибкий рабочий процесс: Легко добавлять, обновлять или удалять контексты (этапы) по мере развития процесса онбординга.
• Контексты позволяют добавлять заметки, устанавливать часы работы и объединять их в группы.
  

 

Совет: Подробнее о контекстах здесь.

Минусы:

• Может быть непривычно работать с контекстами и фильтрами вместо того, чтобы ставить галочки в чекбоксах задач.
• Не удобно управлять зависимостями между задачами.

Заключение

Мы рассмотрели четыре способа организации проектов со стандартным набором задач в MLO. Скорее всего, большинство наших пользователей предпочитают первое решение из-за его простоты и четкого разделения, позволяющего легко отслеживать прогресс по проекту. Однако оно требует действий в случае структурных изменений. С другой стороны, четвертое решение подходит для опытных пользователей, которые умеют работать с контекстами и фильтрами. Этот метод обеспечивает гибкость и эффективность, позволяя выполнять пакетные действия и легко адаптироваться к изменяющимся рабочим процессам.

Мы надеемся, что эти методы помогут вам найти оптимальный способ организации задач в MLO. Поделитесь своим опытом и расскажите нам, что лучше всего работает для вас!