пятница, 1 марта 2019 г.

Все, что нужно знать о настройке повторяющихся задач


Наша жизнь частично состоит из рутинных действий, которые повторяются с определенной периодичностью:
  • оплата важных онлайн сервисов и коммунальных услуг
  • уплата налогов
  • проведение еженедельных обзоров
  • поход к стоматологу
  • ТО автомобиля
    и так далее.
Чтобы держать эти действия под полным контролем, при этом полностью автоматизировать их отображение в списках активных действий, в MyLifeOrganized существует гибкая настройка повторяющихся задач.

Главное предназначение повторяющихся задач —  в заданные дни и время напоминать нам о наших обязательствах. В GTD это называется «зоны ответственности». Это может касаться как профессиональной деятельности (периодичность сдачи отчетов, уплаты налогов, проверок, обучения персонала, а также планирования следующей недели), так и личной сферы (платежи, уборка, проверка домашних заданий у ребенка, посещение тренажерного зала).

Далее мы рассмотрим все настройки повторяющихся задач в MyLifeOrganized, которые можно и нужно применять в своей практике.

Настройки повтора разделены на две группы:
  1. Основные. Обязательные, без них повтор задачи не будет работать. Определяют частоту и порядок повтора задач.
  2. Дополнительные. Более тонкие настройки для опытных пользователей.

Основные настройки


Шаблон повторения

Для каждой повторяющейся задачи можно выбрать или собрать, как конструктор, свой шаблон повторения. Нет необходимости ограничивать себя стандартными повторами ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно. Выбирайте свой вариант повтора, полностью отображающий цикл вашей задачи:
  • каждый будний день
  • еженедельно в определенные дни недели
  • каждый первый рабочий день месяца
  • последнее воскресенье декабря каждого года, что особенно актуально для стратегического планирования наступающего года


Следующий повтор

Для правильного отображения цикла повтора задач обязательно задаются следующие параметры:
  • срок - дата ближайшего повтора задачи
  • начало - когда можно начать выполнять повторяющуюся задачу
  • время - при необходимости
Даты могут быть разные. Например, оплатить коммунальные платежи вам нужно до 20 числа каждого месяца. Но не обязательно это делать именно в этот день. Можно задать себе дату начала с 15 числа каждого месяца.

Завершить повторения

Количество повторений задачи по умолчанию установлено «Бесконечно». Вы задали повтор, и задача теперь будет показываться с определенной периодичностью без ограничения по времени.

Но если необходимо указать ограничения повтора, это можно сделать:
  • по количеству повторов
  • по дате завершения
Приведем примеры, в каких случаях это применяется:

Ограничение по количеству повторов. Необходимо принимать таблетки в течение 14 дней. Ставим повтор ежедневно, указываем 14 повторов. Задача будет напоминать каждый день, пока мы не завершим задачу указанное количество раз. При этом в свойствах нам будет указываться сколько повторов еще осталось.

Ограничение по дате завершения. Вы купили годовой абонемент в тренажерный зал. Создали задачу с повтором, например, понедельник-среда-пятница. И в этой же задаче можно указать, что такой режим сохранять до даты завершения абонемента. Если, конечно, вы не собираетесь его регулярно продлевать.

Дополнительные свойства


Если вы являетесь опытным пользователем планировщика задач MyLifeOrganized и вам не хватает предложенных настроек повтора, существуют дополнительные свойства. Данные свойства позволяют еще на порядок расширить функционал циклических задач.

Автоматический сброс подзадач при повторении

В MyLifeOrganized повторяющиеся задачи могут иметь свои подзадачи, которые по заданному алгоритму и настройкам повторяются или не повторяются вместе с основной задачей.

При наличии подзадач у повторяющейся задачи, можно задать как системе поступать с завершенными подзадачами, когда их отображать в следующий раз.

Есть три варианта автоматического сброса подзадач при повторении:
1. Отключить автоматический сброс. Все завершенные подзадачи повторяющейся задачи при переходе на следующий повтор так и остаются завершенными.

Пример: есть повторяющаяся задача «Совещание». Как подзадачи прописаны вопросы повестки дня, которые необходимо решить или обсудить. Все решенные вопросы (подзадачи) остаются в системе как завершенные и при следующем показе отображаться не будут.

2. Сбросить все подзадачи на незавершенные. При следующем повторе все завершенные подзадачи снова становятся активными.

Вариант применения: Повторяющаяся задача «Оплатить коммунальные платежи» с подзадачами:

- оплатить газ
- оплатить свет
и так далее.

После завершения самой задачи «Оплатить коммунальные платежи» все виды платежей снова становятся активными.

3. Сбросить все задачи на незавершенные, если они все завершены. Для каких целей это можно применить? Для максимально гибкого подхода к периодическим задачам.

Например: есть периодическая задача «Тренировка в тренажерном зале». Как подзадачи пишем названия тренировок  на группы мышц:

- грудь + плечи
- спина + бицепс
- грудь + трицепс
- ноги

Устанавливаем «Сбросить все задачи на незавершенные, если они все завершены» и «автоповтор при завершении любой подзадачи» (будет описано в следующей главе).

При завершении любой подзадачи в следующий раз вам покажет только оставшиеся три. Потом две. И так пока вы не пройдете все виды тренировок. После завершения последней подзадачи, в следующем повторе будут снова доступны все варианты тренировок.

Аналогичный подход можно применить:
- к написанию статей блога
- к семейному отдыху на выходные
- к наведению порядка
- любым другим сферам

Автоматическое повторение при выполнении подзадач

В MyLifeOrganized повтор может срабатывать не только после завершения повторяющейся задачи, но и по выполнению её подзадач.

Существует три варианта автоматического повторения при выполнении подзадач:

1 . Автоповтор отключен. Установлен по умолчанию. Не важно какие подзадачи отмечены выполненными. Повтор сработает только после того, как будет завершена основная задача, на которой установлен повтор.

2. Автоповтор при завершении любой подзадачи. Удобен при выборе среди множества вариантов. Выполняя любую подзадачу, родительская задача считается завершенной и повторяется.

3. Автоповтор при завершении всех подзадач. Эффективно использовать, если сама повторяющаяся задача является обобщающей и служит только для объединения однотипных задач.

Пример: задача «Все налоги уплачены!», где подзадачи - перечень всех налогов, необходимых для уплаты. Все уплатили - срабатывает автоповтор без необходимости завершения основной задачи.

Комбинация автоматического сброса подзадач и автоматического повторения

В MyLifeOrganized нет ограничений, что можно использовать только определенную функцию автоматизации повтора. Из описанных выше настроек можно создавать любые комбинации, необходимые вам под каждый конкретный случай.

Пример: периодическая задача «Обучение персонала», где с определенной периодичностью нужно проводить занятия на различные темы. Эти темы прописываем как подзадачи «Обучение персонала». И для задачи устанавливаем следующий вариант настроек:

- сбросить все подзадачи на незавершенные, если они все завершены
- автоповтор при завершении любой подзадачи

Чем это полезно? Когда приходит время проведения занятий, мы можем выбрать любую тему, максимально актуальную на данный момент. При завершении подзадачи, сработает повтор. Но при следующем показе задачи, будут показаны все темы, кроме уже изученной. После того, как все подзадачи-темы будут завершены, вам снова отобразится весь список.

Создавать / Не создавать завершенную копию задачи при повторении

Для повторяющейся задачи можно указать, нужно ли создавать завершенную копию либо не нужно.
В каких случаях необходима завершенная копия:
  •     для отслеживания своей продуктивности в списках завершенных задач;
  •     для быстрого создания дубликата задачи, только уже без повтора.

Возможность пропустить повтор задачи


Если возникает ситуация, что вы не будете выполнять периодическую задачу - можете пропустить ее повтор. Это необходимо для того, чтобы:
  • невыполненная задача не отображалась в списке завершенных задач
  • задачи, которые в этот раз вы не будете выполнять, не загромождали списки активных действий
Пропустить повтор можно либо нажатием на задаче правой кнопки мыши с выбором соответствующей функции, либо назначить в настройках пропуска повтора комбинацию горячих клавиш и выполнять его с помощью клавиатуры.

Пропуск повтора особенно полезен при вечернем просмотре дел на завтра. Если мы заранее видим, что завтра какие-то дела выполнять не будем — можно их перебросить на следующую актуальную дату, не дожидаясь пока они станут просроченными.

Правила работы с повторяющимися задачами


Необходимо придерживаться некоторых правил, чтобы работа с повторяющимися задачами была удобна и не давала сбоев:

1. Редактирование возможно только в окне повтора или нажатием на срок на панели задач

После того, как задача стала повторяющейся, все изменения в настройки нужно вносить через меню повтора. Это необходимо для того, чтобы не нарушить цикл, установленный ранее.

Если нажмете на дату начала или срок в свойствах, выскочит сообщение о необходимости открыть окно настройки повтора. Это просто сделать, нажав на срок в соответствующей колонке:

Или нажав на кликабельную строку описания повтора:

2. Соответствие даты следующего повтора и шаблона повторения

Если вы установили дату следующего еженедельного повтора, эта дата обязательно должна соответствовать указанному дню недели. При несоответствии программа предупредит вас, что этот день не является, к примеру, вторником. В этом случае можно принять предложенный вариант автокоррекции или вручную изменить либо дату, либо день недели.

Аналогично с ежемесячными и ежегодными повторами. Например, если дата установлена на 1-е число следующего месяца, а повтор «каждый первый рабочий день месяца» - эта дата должна быть именно первым рабочим днем месяца.

3. Не ставить время и напоминания в варианте «Вернуть задачу через …»

Повтор «Вернуть задачу через …» срабатывает ровно через указанный срок после завершения задачи.


Если брать указанный пример, в первый раз напоминание сработает в 15:00. И если вы нажмете завершение задачи в 15:24, то и следующее напоминание сработает уже в 15:24 следующего дня.
Время и напоминания устанавливаем только для повторяющихся задач с повтором «каждую/каждый» (день, неделю, месяц, год).

Обращаем внимание, что в повторе «Ежечасно» мы можем установить только вариант «Вернуть задачу через определенное количество часов».

Вопросы по повторяющимся задачам, которые обсуждались на форуме MyLifeOrganized


    Подытожим


    Варианты повтора задач в планировщике MyLifeOrganized способны отразить любые жизненные ситуации, любые циклы со всевозможными уточнениями. Если вдруг ваша ситуация не вписывается в возможности повтора MLO — напишите об этом в комментариях. Обсудим и найдем вариант решения!





    понедельник, 4 февраля 2019 г.

    Мы запустили телеграм-канал MyLifeOrganized!

    С радостью сообщаем, что мы запустили Телеграм-канал MyLifeOrganized! Ссылка: t.me/mlo_ru . Там мы будем делиться лайфхаками, различными фишечками использования приложения на всех платформах, новостями и полезной информацией по таск-менеджменту. Без спама, только самое интересное.

    t.me/mlo_ru


    Подписывайтесь и рекомендуйте другим! И, пожалуйста, не забывайте нам говорить что нравится, что не нравится, что хотели бы там увидеть.

    четверг, 24 января 2019 г.

    Новые возможности видов в MyLifeOrganized на Android

    Начнем с описания функции, которая должна особенно понравиться продвинутым пользователям планировщика задач для Android MyLifeOrganized. Она называется «Режим обновления видов» и может быть найдена в настройках MLO.

    Сейчас, по умолчанию, как только вы меняете задачу так, что она больше не соответствует текущему виду, такая задача сразу же исчезает из этого вида. Например, это происходит, когда вы снимаете звезду с задачи в режиме «Избранное» или выполняете задачу в режиме «Активные действия». Однако довольно часто приходится совершать несколько изменений в одной или нескольких задачах, и только после этого обновлять вид, чтобы эти задачи могли исчезнуть из вида или новые задачи были добавлены к нему после этих изменений. Другими словами, вы хотите контролировать, как быстро обновлять вид с задачами. В этом и состоит наша новая функция.

    Таким образом, настройки режима обновления вида позволяют нам обновлять виды либо автоматически (т.е. сразу после изменения, как это было до этого обновления), либо вручную (когда вы внесли все запланированные изменения в текущем виде и готовы его обновить).

    Показываем как обновить вид вручную для "Избранных" задач:


    А теперь опишем словами. Во-первых, вы должны отключить автоматическое обновление в настройках «Режим обновления видов». После этого, убираем звездочку с задачи. Завершенная задача не исчезает из вида «Избранное» сразу, как происходит обычно, вместо этого мы видим текущее имя вида с небольшой звездочкой (астериском) перед ним. Эта звезда сигнализирует нам, что мы внесли некоторые изменения в задачи, и текущий вид может быть не в актуальном состоянии. Наконец, когда мы коснемся верхней панели, вид будет обновлен, и завершенная задача пропадет в то время как звездочка исчезнет.

    Совет. При работе с автоматическим режимом также может оказаться полезным использование параметра «отложить обновление вида», что означает, что у вас будет время для быстрого изменения нескольких задач перед обновлением вида. Таким образом, его обновление будет менее резким.

    Кроме того, мы можем выбрать режим обновления для каждого отдельного вида. В этом случае каждый вид может быть настроен отдельно с использованием трех подопций, а именно: «Использовать настройку профиля» (по умолчанию), «Автоматический» и «Ручной». Это означает, что вы можете настроить один вид на обновление вручную, а для другого оставить автоматическое обновление.

    Это создает неограниченное пространство для настройки ваших собственных сложных систем планирования и профилей MLO. Для начала вы можете настроить вид «Активные действия» для обновления вручную, чтобы после выполнения задачи такая задача не исчезала сразу, а оставляла некоторое время для рассмотрения и окончательного определения. В то же время вы можете оставить вид «Проекты» в режиме автоматического обновления, как и раньше, если вам нужно, чтобы этот конкретный вид обновлялся сразу после внесения ваших изменений. Таким образом, каждое из ваших текущих решений будет в конечном итоге безошибочным и точным.

    Используя вторую функцию «Переключение вида по клику», нам больше не нужно переключать вид лишь с помощью главного меню, в качестве альтернативы мы можем произвести клик на верхней панели с текущим именем вида. Поэтому, например, после нажатия на звездочке в ручном режиме, мы можем сразу перейти к другому виду, нажав на заголовок второй раз. Это делает наш опыт использования обновления вида более ярким и экономит много времени, когда нам нужно быть максимально быстрыми.


    Переключайте вид нажатием на заголовок

    Наконец, обе функции дополняют друг друга, и ваше взаимодействие с приложением будет в два раза более эффективным.

    Совет. Для использования этой функции вам понадобится версия Pro.




    Команда MyLifeOrganized
    Life is easy when organized

    четверг, 17 января 2019 г.

    Улучшение MyLifeOrganized для Android: флаги в виджетах

    Небольшая, но важная функция теперь доступна для пользователей менеджера задач для Android MyLifeOrganized - отображение флагов в вашем виджете MLO.

    Сейчас функция отключена по умолчанию, поэтому вам нужно перейти к настройкам «Виджет MLO» -> «Показать флаг», чтобы включить ее.

    Активация флагов в виджете

    Теперь флаги доступны для настройки. В отличие от схемы MLO, где вызов диалога выбора флага требует длительного касания, а одно касание устанавливает флаг по умолчанию, виджет MLO предусматривает выбор флага только нажатием на область справа от флага:


    Кроме того, для максимальной производительности очень удобно использовать вид «Активные по флагам» из виджета:
    Вид «Активные по флагам» в виджете

    Это обновление очень удобно как для людей, которым нравится использовать флаги, так и для тех, кто только планирует использовать их в будущем. Мы уверены, что вам оно понравится. Пожалуйста, делитесь своими мыслями с нами!

    Хорошего дня!

    Команда MyLifeOrganized
    Life is easy when organized

    вторник, 15 января 2019 г.

    Еще умнее – редактирование задачи в MyLifeOrganized для Android

    В последнем обновлении вашего менеджера задач для Android мы существенно улучшили экран редактирования задачи.

    Какова цель этого обновления? MLO является мощным и гибким, и именно поэтому он позволяет вам устанавливать множество различных свойств для задач. Но у некоторых пользователей нет необходимости постоянно использовать полный список свойств. Многие из нас используют лишь небольшую их часть, в то время как оставшиеся свойства остаются и отвлекают нас, перегружая экран редактирования свойств задачи. Мы решили, что можем устранить эту проблему, и теперь у вас есть возможность выбрать, какие свойства задачи вам нужны, а какие из них вы скроете.

    Теперь можно выбрать один из трех режимов отображения свойств задачи:
    1. Пользовательский список свойств,
    2. Скрыть по умолчанию, 
    3. Все свойства. 
    Функцию можно настроить с помощью длинного нажатия на выбор режима на экране редактирования задачи или в настройках MLO (Общие настройки -> Настройка свойств задачи).
     
    Рассмотрим каждый режим подробно.

     Screenshot_2017-07-04-20-44-19.png
    «Пользовательский список свойств» показывает только выбранные и непустые поля

    Первый режим, «Пользовательский список свойств», предназначен для отображения только тех полей, которые вы выбрали в настройках. Если для этой задачи есть другие непустые свойства, они также добавляются на экран в этом режиме. Другими словами, в этом режиме экран редактирования задачи состоит из всех выбранных вами свойств, а также непустых свойств конкретной задачи (даже если вы их не выбирали). Таким образом, отображая как выбранные, так и заполненные свойства, другие свойства задачи остаются скрытыми и не отвлекают.

    Давайте посмотрим, как вы можете настроить, какие свойства вы хотите видеть в этом режиме. Выполните длинное нажатие на выборе режима для открытия экрана настройки. На этом экране свойства могут быть выбраны из группы «Доступные свойства задачи» нажатием на плюс и возвращены назад нажатием на минус. Вы также можете изменить порядок выбранных свойств, чтобы увидеть их в определенном порядке на экране редактирования задачи:


    Второй доступный режим называется «Все свойства». Он предоставляет нам полный список свойств, доступных для задачи:

    Кроме того, вы можете использовать режим «Все свойства» и для использования незаполненного поля. Таким образом, использование режима «Пользовательский список свойств» делает вас гибкими и позволяет не упустить свойства, которые следует задействовать – просто временно переключитесь на «Все свойства», заполните необходимое поле и переключитесь обратно.

    В отличие от режима «Все свойства», режим «Скрыть по умолчанию» предоставляет вам только заполненные свойства. Таким образом, как вы можете видеть, режим «Пользовательский список свойств» представляет собой золотую середину между двумя другими режимами. Такие заполненные поля будут выделены жирным:

    Режимы переключаются серией нажатий, после режима «Список настраиваемых свойств», следует выбор режимов «Скрыть по умолчанию» / «Все свойства».
    Обратите внимание на одну важную деталь: если параметр «Группировать заполненные свойства сверху» включен, заполненные свойства перемещаются в верхнюю часть списка свойств задачи, чтобы их было легко найти среди незаполненных свойств.

    Группировка заполненных свойств сверху

    Совет. Нажмите «Умолчание» и подтвердите восстановление, чтобы вернуть исходный порядок свойств задачи.

    Получите максимум, последовательно включая каждый из трех режимов. Более того, вашим преимуществом станет возможность воспользоваться определенным режимом в той или иной ситуации. Например, установка режима «Скрыть по умолчанию» при нехватке времени поможет вам оставаться быстрыми и сфокусированными, а также сэкономить время на решении неотложных дел.

    Пожалуйста, не стесняйтесь делиться своими впечатлениями и задавать вопросы, мы с нетерпением ждем ваших отзывов.

    Совет. Для использования этой функции вам понадобится версия Pro.


    Команда MyLifeOrganized
    Life is easy when organized

    пятница, 4 января 2019 г.

    Все под рукой - плавающая кнопка действий для MyLifeOrganized на Android

    Еще одна наша любимая функция теперь доступна в планировщике задач для Android MyLifeOrganized -  «Продвинутые действия» или «Плавающая кнопка действий».

    В чем же предназначение этой кнопки? Как правило, для получения доступа к частым действиям требуется некоторое время, а их выбор в нижнем меню требует несколько нажатий. Как ускорить это? Решением стала плавающая кнопка действий, которая позволяет выполнять действие одним нажатием. На данный момент плавающая кнопка действий включена по умолчанию.
     
    Совет. Если вы решите выключить кнопку, вам нужно перейти в Настройки -> Общие настройки -> Плавающая кнопка действий.


    Примечание. Вы можете заметить такую особенность: плавающая кнопка действия исчезает после прокрутки списка до конца. Это было сделано для того, чтобы кнопка не заслоняла задачу и ее свойства, такие, как флаги и звезды, и не мешала вам управлять ею. Кнопка появится снова, если вы начнете прокрутку вверх.

    По сути плавающая кнопка действий является кнопкой наиболее частого действия. В большинстве случаев таким действием является «Создать задачу», но вы можете выбрать любое действие, которое вы используете чаще всего.

    Более того, это панель действий быстрого доступа, которые появляются после длительного нажатия. Вот что вы увидите при открытии активного вида и длительном нажатии на продвинутом действии – появилось больше действий и вы можете быстро выбрать новое действие:


    Если вы снова произведете длинное нажатие (на крестике), вы переключитесь в настройки «Плавающей кнопка действий». Давайте подробно рассмотрим ее настройки. Во-первых, вы можете настроить список выбранных действий, переместив их из списка «Доступные действия» нажатием на плюс, и вернуть назад нажатием на минус. Это создает огромное пространство для воображения – вы можете настроить и выбрать свои собственные комбинации, а также спроектировать сложные панели инструментов. Обратите внимание, что количество отображаемых действий зависит от размера вашего экрана, поэтому после длительного нажатия плавающей кнопки действия вы увидите только первые несколько действий из списка.

    Если вас не устраивает ваш выбор, вы можете использовать кнопку «Умолчание», чтобы вернуть набор действий по умолчанию, а также вы можете переместить действия, выполнив зажатие справа:


    Совет. При выборе любого продвинутого действия с панели основная зеленая кнопка запоминает ваш последний выбор.

    Совет. Для использования этой функции вам понадобится версия Pro.
     
    Мы не сомневаемся, что вы должным образом оцените эту новую функцию и значительно сэкономите время. Попробуйте и сообщите нам свои впечатления.



    Команда MyLifeOrganized
    Life is easy when organized


    Новое в планировщике для Android: Настройка панели инструментов

    Сегодня мы подробно опишем еще одну долгожданную функцию для вашего списка дел на Android MyLifeOrganized – настройку свободной области на панели инструментов!

    Зачем вообще нужна панель инструментов (тулбар)? Справедливо заметить, что MyLifeOrganized насыщен различными функциями и решениями, предоставляя пользователю большое множество возможностей. Некоторые из них более необходимы, чем другие, и к ним хочется иметь быстрый доступ. Теперь к установленым по умолчанию действиям на панели инструментов вы можете добавлять и другие действия, которые сами выберете.

    Действия на панели инструментов по умолчанию

    Рассмотрим эту функцию детальнее. Для начала вы можете открыть настройки с помощью длинного нажатия на панели инструментов. Здесь вы увидите список доступных действий, которые могут быть выведены на панель инструментов:


    Используйте плюс, чтобы добавить действие в список команд для тулбара, и минус, чтобы убрать его оттуда. Закончив настройку, вы можете вернуться к активному виду и увидеть изменения:

    Как видите, этот экран слишком мал для всех четырех действий. В этом случае воспользуйтесь поворотом экрана, и вы увидите, как пространство для действий удвоилось:


    Но что, если вы привыкли или хотите привыкнуть нажимать в конкретном месте? Не беда! Смело задавайте порядок действий на панели инструментов, зажав кнопку справа от действия:



    Совет: Описание действия можно просмотреть с помощью длинного нажатия

    Кстати, помните, что если вы установите действие видимым на тулбаре, оно будет удалено с его обычного места в нижней панели инструментов. Например, поскольку мы переместили кнопку «Вернуть» на нашу панель инструментов, она исчезнет с привычного места в нижней панели инструментов.


    Попробуйте эту замечательную функцию и повысьте свою личную производительность и взаимодействие с приложением.

    Примечание: Для использования этой функции вам понадобится версия Pro.


    С вдохновением, команда MyLifeOrganized
    Life is easy when organized