пятница, 1 марта 2019 г.

Все, что нужно знать о настройке повторяющихся задач


Наша жизнь частично состоит из рутинных действий, которые повторяются с определенной периодичностью:
  • оплата важных онлайн сервисов и коммунальных услуг
  • уплата налогов
  • проведение еженедельных обзоров
  • поход к стоматологу
  • ТО автомобиля
    и так далее.
Чтобы держать эти действия под полным контролем, при этом полностью автоматизировать их отображение в списках активных действий, в MyLifeOrganized существует гибкая настройка повторяющихся задач.

Главное предназначение повторяющихся задач —  в заданные дни и время напоминать нам о наших обязательствах. В GTD это называется «зоны ответственности». Это может касаться как профессиональной деятельности (периодичность сдачи отчетов, уплаты налогов, проверок, обучения персонала, а также планирования следующей недели), так и личной сферы (платежи, уборка, проверка домашних заданий у ребенка, посещение тренажерного зала).

Далее мы рассмотрим все настройки повторяющихся задач в MyLifeOrganized, которые можно и нужно применять в своей практике.

Настройки повтора разделены на две группы:
  1. Основные. Обязательные, без них повтор задачи не будет работать. Определяют частоту и порядок повтора задач.
  2. Дополнительные. Более тонкие настройки для опытных пользователей.

Основные настройки


Шаблон повторения

Для каждой повторяющейся задачи можно выбрать или собрать, как конструктор, свой шаблон повторения. Нет необходимости ограничивать себя стандартными повторами ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно. Выбирайте свой вариант повтора, полностью отображающий цикл вашей задачи:
  • каждый будний день
  • еженедельно в определенные дни недели
  • каждый первый рабочий день месяца
  • последнее воскресенье декабря каждого года, что особенно актуально для стратегического планирования наступающего года


Следующий повтор

Для правильного отображения цикла повтора задач обязательно задаются следующие параметры:
  • срок - дата ближайшего повтора задачи
  • начало - когда можно начать выполнять повторяющуюся задачу
  • время - при необходимости
Даты могут быть разные. Например, оплатить коммунальные платежи вам нужно до 20 числа каждого месяца. Но не обязательно это делать именно в этот день. Можно задать себе дату начала с 15 числа каждого месяца.

Завершить повторения

Количество повторений задачи по умолчанию установлено «Бесконечно». Вы задали повтор, и задача теперь будет показываться с определенной периодичностью без ограничения по времени.

Но если необходимо указать ограничения повтора, это можно сделать:
  • по количеству повторов
  • по дате завершения
Приведем примеры, в каких случаях это применяется:

Ограничение по количеству повторов. Необходимо принимать таблетки в течение 14 дней. Ставим повтор ежедневно, указываем 14 повторов. Задача будет напоминать каждый день, пока мы не завершим задачу указанное количество раз. При этом в свойствах нам будет указываться сколько повторов еще осталось.

Ограничение по дате завершения. Вы купили годовой абонемент в тренажерный зал. Создали задачу с повтором, например, понедельник-среда-пятница. И в этой же задаче можно указать, что такой режим сохранять до даты завершения абонемента. Если, конечно, вы не собираетесь его регулярно продлевать.

Дополнительные свойства


Если вы являетесь опытным пользователем планировщика задач MyLifeOrganized и вам не хватает предложенных настроек повтора, существуют дополнительные свойства. Данные свойства позволяют еще на порядок расширить функционал циклических задач.

Автоматический сброс подзадач при повторении

В MyLifeOrganized повторяющиеся задачи могут иметь свои подзадачи, которые по заданному алгоритму и настройкам повторяются или не повторяются вместе с основной задачей.

При наличии подзадач у повторяющейся задачи, можно задать как системе поступать с завершенными подзадачами, когда их отображать в следующий раз.

Есть три варианта автоматического сброса подзадач при повторении:
1. Отключить автоматический сброс. Все завершенные подзадачи повторяющейся задачи при переходе на следующий повтор так и остаются завершенными.

Пример: есть повторяющаяся задача «Совещание». Как подзадачи прописаны вопросы повестки дня, которые необходимо решить или обсудить. Все решенные вопросы (подзадачи) остаются в системе как завершенные и при следующем показе отображаться не будут.

2. Сбросить все подзадачи на незавершенные. При следующем повторе все завершенные подзадачи снова становятся активными.

Вариант применения: Повторяющаяся задача «Оплатить коммунальные платежи» с подзадачами:

- оплатить газ
- оплатить свет
и так далее.

После завершения самой задачи «Оплатить коммунальные платежи» все виды платежей снова становятся активными.

3. Сбросить все задачи на незавершенные, если они все завершены. Для каких целей это можно применить? Для максимально гибкого подхода к периодическим задачам.

Например: есть периодическая задача «Тренировка в тренажерном зале». Как подзадачи пишем названия тренировок  на группы мышц:

- грудь + плечи
- спина + бицепс
- грудь + трицепс
- ноги

Устанавливаем «Сбросить все задачи на незавершенные, если они все завершены» и «автоповтор при завершении любой подзадачи» (будет описано в следующей главе).

При завершении любой подзадачи в следующий раз вам покажет только оставшиеся три. Потом две. И так пока вы не пройдете все виды тренировок. После завершения последней подзадачи, в следующем повторе будут снова доступны все варианты тренировок.

Аналогичный подход можно применить:
- к написанию статей блога
- к семейному отдыху на выходные
- к наведению порядка
- любым другим сферам

Автоматическое повторение при выполнении подзадач

В MyLifeOrganized повтор может срабатывать не только после завершения повторяющейся задачи, но и по выполнению её подзадач.

Существует три варианта автоматического повторения при выполнении подзадач:

1 . Автоповтор отключен. Установлен по умолчанию. Не важно какие подзадачи отмечены выполненными. Повтор сработает только после того, как будет завершена основная задача, на которой установлен повтор.

2. Автоповтор при завершении любой подзадачи. Удобен при выборе среди множества вариантов. Выполняя любую подзадачу, родительская задача считается завершенной и повторяется.

3. Автоповтор при завершении всех подзадач. Эффективно использовать, если сама повторяющаяся задача является обобщающей и служит только для объединения однотипных задач.

Пример: задача «Все налоги уплачены!», где подзадачи - перечень всех налогов, необходимых для уплаты. Все уплатили - срабатывает автоповтор без необходимости завершения основной задачи.

Комбинация автоматического сброса подзадач и автоматического повторения

В MyLifeOrganized нет ограничений, что можно использовать только определенную функцию автоматизации повтора. Из описанных выше настроек можно создавать любые комбинации, необходимые вам под каждый конкретный случай.

Пример: периодическая задача «Обучение персонала», где с определенной периодичностью нужно проводить занятия на различные темы. Эти темы прописываем как подзадачи «Обучение персонала». И для задачи устанавливаем следующий вариант настроек:

- сбросить все подзадачи на незавершенные, если они все завершены
- автоповтор при завершении любой подзадачи

Чем это полезно? Когда приходит время проведения занятий, мы можем выбрать любую тему, максимально актуальную на данный момент. При завершении подзадачи, сработает повтор. Но при следующем показе задачи, будут показаны все темы, кроме уже изученной. После того, как все подзадачи-темы будут завершены, вам снова отобразится весь список.

Создавать / Не создавать завершенную копию задачи при повторении

Для повторяющейся задачи можно указать, нужно ли создавать завершенную копию либо не нужно.
В каких случаях необходима завершенная копия:
  •     для отслеживания своей продуктивности в списках завершенных задач;
  •     для быстрого создания дубликата задачи, только уже без повтора.

Возможность пропустить повтор задачи


Если возникает ситуация, что вы не будете выполнять периодическую задачу - можете пропустить ее повтор. Это необходимо для того, чтобы:
  • невыполненная задача не отображалась в списке завершенных задач
  • задачи, которые в этот раз вы не будете выполнять, не загромождали списки активных действий
Пропустить повтор можно либо нажатием на задаче правой кнопки мыши с выбором соответствующей функции, либо назначить в настройках пропуска повтора комбинацию горячих клавиш и выполнять его с помощью клавиатуры.

Пропуск повтора особенно полезен при вечернем просмотре дел на завтра. Если мы заранее видим, что завтра какие-то дела выполнять не будем — можно их перебросить на следующую актуальную дату, не дожидаясь пока они станут просроченными.

Правила работы с повторяющимися задачами


Необходимо придерживаться некоторых правил, чтобы работа с повторяющимися задачами была удобна и не давала сбоев:

1. Редактирование возможно только в окне повтора или нажатием на срок на панели задач

После того, как задача стала повторяющейся, все изменения в настройки нужно вносить через меню повтора. Это необходимо для того, чтобы не нарушить цикл, установленный ранее.

Если нажмете на дату начала или срок в свойствах, выскочит сообщение о необходимости открыть окно настройки повтора. Это просто сделать, нажав на срок в соответствующей колонке:

Или нажав на кликабельную строку описания повтора:

2. Соответствие даты следующего повтора и шаблона повторения

Если вы установили дату следующего еженедельного повтора, эта дата обязательно должна соответствовать указанному дню недели. При несоответствии программа предупредит вас, что этот день не является, к примеру, вторником. В этом случае можно принять предложенный вариант автокоррекции или вручную изменить либо дату, либо день недели.

Аналогично с ежемесячными и ежегодными повторами. Например, если дата установлена на 1-е число следующего месяца, а повтор «каждый первый рабочий день месяца» - эта дата должна быть именно первым рабочим днем месяца.

3. Не ставить время и напоминания в варианте «Вернуть задачу через …»

Повтор «Вернуть задачу через …» срабатывает ровно через указанный срок после завершения задачи.


Если брать указанный пример, в первый раз напоминание сработает в 15:00. И если вы нажмете завершение задачи в 15:24, то и следующее напоминание сработает уже в 15:24 следующего дня.
Время и напоминания устанавливаем только для повторяющихся задач с повтором «каждую/каждый» (день, неделю, месяц, год).

Обращаем внимание, что в повторе «Ежечасно» мы можем установить только вариант «Вернуть задачу через определенное количество часов».

Вопросы по повторяющимся задачам, которые обсуждались на форуме MyLifeOrganized


    Подытожим


    Варианты повтора задач в планировщике MyLifeOrganized способны отразить любые жизненные ситуации, любые циклы со всевозможными уточнениями. Если вдруг ваша ситуация не вписывается в возможности повтора MLO — напишите об этом в комментариях. Обсудим и найдем вариант решения!