среда, 21 октября 2015 г.

5 советов для новичков по повышению продуктивности

Многие считают, что привести дела в порядок очень легко. Достаточно занести все свои задачи в ежедневник или приложение-органайзер, и все устраивается само собой. Но список задач сам по себе не поможет вашим мечтам сбыться. Команда MyLifeOrganized собрала самые необходимые инструменты, которые помогут разобрать беспорядок и начать достижение своих целей.

1. Используйте технику Pomodoro для рабочих задач


Так много дел и так мало времени, чтобы их выполнить! Вы все время перескакиваете с одной задачи на другую, а в конце дня ни одна из них полностью не закончена и вы чувствуете себя перегруженным. Звучит знакомо? Попробуйте технику Pomodoro. Этот метод очень популярен и отлично подойдет для начинающих. Вот что нужно сделать - выберите задачу, которую нужно выполнить, поставьте таймер на 25 минут и работайте без единого отвлечения. Когда таймер прозвонит, дайте себе короткую передышку на 3-5 минут. А затем начните новые 25 минут, или в терминологии техники - еще один помодоро. Каждые четыре помодоро нужно устраивать длинный перерыв, на 25 или 30 минут. Используя эту технику, вы дисциплинируете себя и избегаете перегрузок благодаря регулярным перерывам. В качестве таймера можно использовать обычный кухонный, но мы советуем поискать в сети - там есть много онлайн приложений для Pomodoro.

2. Контролируйте все, что отвлекает внимание


Каждые несколько минут мы получаем электронные письма, уведомления из Facebook, Twitter или вконтакте, sms, напоминания из приложений, телефонные звонки. Конечно, техника Pomodoro поможет вам контролировать их, но все эти уведомления продолжат мигать, пищать и вибрировать, привлекая ваше внимание. Иногда кажется, что каждое из них требует немедленного участия, иначе вы непременно пропустите что-то интересное и важное. И вот вы уже откладываете свою работу и начинаете проверять, что же там пришло. В большинстве случаев обнаружится ненужный спам, который тем не менее, будет стоить вам концентрации, и вы потратите на одну задачу намного больше времени, чем планировали. Чтобы повысить свою продуктивность, уведомления во время работы необходимо отключать!

Если вы до сих пор сомневаетесь, и считаете, что это никак не влияет на вашу эффективность, советуем выполнить простую проверку. Установите Rescue Time на свой компьютер или мобильное устройство, и это приложение покажет, на что именно вы тратите больше всего времени. Вы удивитесь, когда узнаете, сколько минут крадут у вас все эти оповещения. И отключите их без малейшего сожаления.

3. Управляйте своей документацией


Проблема с документами выходит на первый план, когда у вас есть куча текстов, таблиц, презентаций, которые вам нужно создавать и редактировать совместно со своми коллегами или клиентами. Вы постоянно пересылаете документы по электронной почте, каждый раз пытаясь собрать и обработать предложения и комментарии от всех участников. И даже когда вы с этим разберетесь, придется сделать еще один круг и отправить на утверждение финальную версию, на которую все равно могут найтись новые правки. А потом еще. И еще. В некоторых случаях количество затраченного времени на этот процесс совершенно не соответствует полезности документа.

Ваш спаситель для таких случаев - Google Диск. Мы очень удивились, когда узнали, насколько большое количество людей до сих пор не осознало всю мощь этого инструмента. Google Диск позволяет всей команде одновременно работать над одним документом в режиме реального времени. Вы можете разрешить, запретить или ограничить доступ к нему в любой момент времени, и вы всегда будете видеть, кто сделал к нему правки и комментарии.

4. Приведите в порядок почтовый ящик


Мы уже упоминали электронную почту, когда говорили про уведомления, но сейчас речь пойдет немного о другом. Большинство ваших электронных писем попадает сразу в папку Входящие, и без подходящего метода управления она очень скоро переполнится.

Для того чтобы научиться управлять своим почтовым ящиком, обязательно прочитайте книгу Дэвида Аллена “Как привести дела в порядок”. Вы узнаете очень много о том, как содержать папку Входящие в чистоте и при этом не пропустить ничего важного. И еще найдете множество советов по продуктивности!

5. Планируйте достижение целей


Теперь вы почти готовы к настоящему управлению целями. Можно вернуться в самое начало статьи, выбрать подходящий органайзер и начать заносить туда задачи, необходимые для достижения ваших целей. Мы для этого советуем приложения MyLifeOrganized, но вы и так это знаете)

С уважением,
Команда MyLifeOrganized
Life is easy when organized

Комментариев нет:

Отправить комментарий